Przykłady i szablony podpisu e-mail

Zdarzyło się pewnie widzieć podpis z osamotnioną pionową kreską wiszącą między niczym a niczym, ikoną telefonu obok pustego miejsca albo linią rozdzielającą, pod którą nie było już żadnej treści.

Dzieje się tak, ponieważ większość szablonów to sztywne układy z separatorami na stałe wpisanymi między pola. Pomiń telefon służbowy, a separator, który miał stać obok niego, zostaje dokładnie tam, gdzie był.

Każdy szablon tutaj zamiast tego się zwija. Pomiń pole, a cały wiersz znika — razem z ikoną, separatorem i odstępem. Wypełnisz dwa pola czy dwanaście, efekt zawsze będzie czysty.

Cztery rzeczy odpowiadają niemal za wszystko:

Imię i nazwisko. Nie adres e-mail podany jako imię, nie ksywka. Imię i nazwisko, którego ktoś użyłby, żeby Cię znaleźć.

Czym się zajmujesz. Stanowisko albo prosty opis roli, jeśli Twój tytuł to wewnętrzny żargon, którego nikt poza firmą by nie rozpoznał.

Gdzie pracujesz. Nazwa firmy, a dział tylko wtedy, gdy Twoja organizacja jest na tyle duża, że to sensownie zawęża informację.

Jeden sposób kontaktu, który nie jest e-mailem. Twój adres e-mail już mają — właśnie go czytają. Numer telefonu, link do rezerwacji terminu albo strona internetowa dają im drugą opcję.

To kompletny podpis. Wszystko poza tym jest opcjonalne, a każdy dodatkowy element kosztuje trochę uwagi odbiorcy.

Warto dodać, jeśli Cię to dotyczy:

Zdjęcie, jeśli poznajesz przez e-mail osoby, które później spotkasz osobiście. Zyskuje na tym rekruter, agent nieruchomości czy konsultant; wewnętrzny inżynier zwykle nie.

Kwalifikacje, jeśli to one budują zaufanie: medyczne, prawnicze, księgowe — wszystko, co wymaga licencji.

Numer licencji lub rejestracyjny, jeśli Twój zawód wymaga jego podawania. Zwykle dotyczy to nieruchomości i usług finansowych.

Zaimki, jeśli chcesz, by się tam znalazły.

Zastrzeżenie prawne, jeśli wymaga tego Twoja organizacja. Nikt ich nie czyta, ale to nie Twoja decyzja.

Pomiń:

Swój adres e-mail. Już go mają. Cytaty motywacyjne. "Wysłano z mojego iPhone'a" (możesz to wyłączyć). Każdą platformę społecznościową, do której kiedykolwiek dołączyłeś. Jedną lub dwie, z których faktycznie korzystasz. Ekologiczną stopkę proszącą o niedrukowanie e-maili. Pełny adres pocztowy, chyba że ludzie naprawdę wysyłają Ci przesyłki.

Od trzech do pięciu linijek. Sześć, jeśli masz kwalifikacje zawodowe lub wymagane zastrzeżenie prawne.

Powód jest bardziej arytmetyczny niż estetyczny. Większość e-maili czyta się na telefonie, gdzie ośmiolinijkowy podpis zajmuje większość ekranu, zanim ktokolwiek dotrze do właściwej wiadomości. A w wątku odpowiedzi Twój podpis powtarza się za każdym razem. Długi podpis zamienia wymianę trzech wiadomości w ścianę tekstu.

To także argument za krótszym podpisem w odpowiedziach niż w nowych wiadomościach. Większość programów pocztowych pozwala ustawić dwa warianty. Pierwsza wiadomość może nieść pełną wersję; kolejne potrzebują tylko imienia, nazwiska i numeru telefonu.

Jeśli masz pięć linijek i wszystko wydaje się niezbędne, zwykle winny jest osobny wiersz dla każdej metody kontaktu. Telefon i strona internetowa w jednej linii, oddzielone kreską, wyglądają dobrze i oszczędzają dwie linijki.

Taka, która jest już zainstalowana na urządzeniu odbiorcy, co w praktyce oznacza krótką listę.

Poczta e-mail nie obsługuje czcionek internetowych tak jak strony www. Jeśli wskażesz czcionkę, której odbiorca nie ma, jego program pocztowy zastąpi ją czymś innym, a Twój przemyślany wybór stanie się tym, co akurat jest u niego domyślne. Wybranie nietypowej czcionki w praktyce oznacza oddanie kontroli nad tym, jak wygląda Twój podpis.

Czcionki, które wyświetlają się praktycznie wszędzie: Arial, Helvetica, Georgia, Times New Roman, Verdana, Tahoma i Trebuchet MS.

Arial i Helvetica to bezpieczne wybory domyślne. Georgia, jeśli zależy Ci na czymś z charakterem i lekko tradycyjnym klimacie. Verdana i Tahoma lepiej trzymają się przy małych rozmiarach, co ma większe znaczenie, niż się wydaje, gdy podpis wyświetla się na telefonie przy 12px.

Cokolwiek wybierzesz, użyj jednej czcionki w całym podpisie. Podpis mieszający dwa kroje pisma wygląda jak ćwiczenie z projektowania, a nie dane kontaktowe.

Jeśli chodzi o rozmiar: 12–14 pikseli dla danych kontaktowych i nie mniej niż 10 dla stopki prawnej. Poniżej tego przestaje być czytelne na telefonie, co odbiera sens jej umieszczania.

Około 100–150 pikseli na dłuższym boku i poniżej 50 KB.

Obrazy w podpisie wyświetlają się w małym rozmiarze: zdjęcie portretowe zajmuje mniej więcej wysokość dwóch–trzech linijek tekstu. Wgranie pliku o szerokości 2000 pikseli nie sprawia, że jest ostrzejszy — sprawia tylko, że każdy wysłany e-mail jest cięższy, a niektóre programy pocztowe skalują go po drodze w kiepski sposób.

Wyeksportuj obraz w dwukrotności rozmiaru wyświetlania, dla ostrości na ekranach o wysokiej rozdzielczości, i na tym zakończ. Logo 150px wyświetlane jako 75px to odpowiedni zapas.

Dwie rzeczy warto wiedzieć, zanim w ogóle zaczniesz polegać na obrazie. Wiele firmowych serwerów pocztowych domyślnie blokuje obrazy zewnętrzne, więc odbiorca może zobaczyć puste miejsce zamiast Twojego logo. A obraz nie może przekazać informacji, która nie jest też zapisana w tekście. Jeśli nazwa Twojej firmy pojawia się wyłącznie na logo, jest niewidoczna dla każdego, komu program pocztowy blokuje obrazy.

Bezpośrednio po imieniu i nazwisku albo w linijce poniżej. Oba warianty są powszechne i żaden nie wygląda nietypowo.

Jordan Lee (ona/jej) Menedżerka ds. marki

Albo:

Jordan Lee ona/jej Menedżerka ds. marki

Krótka forma (ona/jej, on/jego) jest standardem. Nie ma potrzeby używać dłuższej konstrukcji w stylu "ona/jej/jej", chyba że wolisz taki zapis.

Umiejscowienie ma większe znaczenie niż format: zaimki powinny sąsiadować z imieniem i nazwiskiem, bo właśnie do nich się odnoszą. Wciśnięte na dole obok numeru telefonu wyglądają jak dopisek.

To, czy je dodać, zależy od Ciebie — niektóre organizacje mają w tej sprawie własną politykę, w tę czy inną stronę. Pole jest dostępne, jeśli chcesz z niego skorzystać.