メール署名の例とテンプレート

何もない空間に縦棒だけがぽつんと浮かんでいたり、電話アイコンの横に空白が広がっていたり、区切り線の下に何も内容がなかったりする署名を、あなたも受け取ったことがあるはずです。

これは、たいていのテンプレートが各項目の間に区切り記号を固定で組み込んだ、決め打ちのレイアウトとして作られているために起こります。内線電話の項目を省いても、その横にあるはずだった区切り記号はそのままの位置に残ってしまうのです。

ここにあるテンプレートはすべて、項目を省くとその行自体が、アイコンや区切り記号、余白ごと消えるように作られています。項目を2つ入力しても12個入力しても、結果は同じようにきれいに仕上がります。

ほとんどの役割は、4つの要素で果たされます:

名前。メールアドレスをそのまま名前として表示したものでも、ニックネームでもありません。相手があなたを探すときに使う名前です。

何をしているか。肩書き、あるいは社内でしか通じない専門用語なら、それを言い換えた簡潔な説明です。

どこで働いているか。会社名。部署名は、組織が大きく、それを添えることで意味のある絞り込みになる場合にのみ加えます。

メール以外の連絡手段をひとつ。相手はすでにあなたのメールアドレスを持っていて、今まさにそれを読んでいます。電話番号、予約リンク、ウェブサイトのいずれかがあれば、もうひとつの選択肢になります。

これで署名として完成しています。ここから先はすべて任意で、追加するたびにわずかながら相手の注意を消費します。

当てはまるなら加える価値があるもの:

写真。メールを通じて知り合い、後に対面する相手がいる場合。採用担当者や不動産エージェント、コンサルタントには効果がありますが、社内向けのエンジニアには通常不要です。

資格。それが信頼の根拠になる場合、たとえば医療、法律、会計など、免許が必要な分野です。

免許・登録番号。職業上、表示が求められる場合です。不動産業や金融業では一般的です。

代名詞。載せたいと思うなら。

法的な免責事項。所属組織が求めている場合です。誰も読みませんが、それを決めるのはあなたではありません。

省くべきもの:

メールアドレス。相手はすでに持っています。 心に響く言葉の引用。 "Sent from my iPhone" という一文(オフにできます)。 これまで登録したすべてのSNS。実際に使っているものを1つか2つだけ。 印刷を控えるよう呼びかける環境配慮フッター。 実際に郵便物を送ってくる相手がいない限り、詳しい郵送先住所。

3〜5行。資格や必須の免責事項がある場合は6行まで。

理由は好みではなく単純な計算です。メールの多くはスマートフォンで読まれ、8行にもなる署名は本文にたどり着く前に画面の大半を占めてしまいます。しかも返信の連なりでは、署名がそのたびに繰り返されます。長い署名は、3通のやり取りを壁のような文章に変えてしまいます。

これは、新規メールより返信用の署名を短くすべき理由でもあります。たいていのメールソフトは2種類設定できます。最初のメールにはフルバージョンを、以降の返信には名前と電話番号だけを載せれば十分です。

5行になってもすべてが必要に感じられる場合、たいていの原因は連絡手段ごとに行を分けていることです。電話番号とウェブサイトを区切り記号で1行にまとめれば、見た目を保ったまま2行減らせます。

受信者の端末にあらかじめ入っているフォント、つまり実際には限られた候補の中から選ぶことになります。

メールはウェブサイトのようにウェブフォントに対応していません。受信者が持っていないフォントを指定すると、メールソフト側が別のフォントに置き換えてしまい、せっかく選んだフォントが相手の環境の既定フォントになってしまいます。珍しいフォントを指定することは、署名の見た目に対するコントロールを手放すことにほぼ等しいのです。

ほぼどこでも正しく表示されるフォント: Arial、Helvetica、Georgia、Times New Roman、Verdana、Tahoma、Trebuchet MS。

ArialとHelveticaが無難な選択です。Georgiaは、もう少し個性があって伝統的な雰囲気を出したい場合に向いています。VerdanaとTahomaは小さいサイズでも読みやすさが保たれ、署名がスマートフォンで12pxで表示されることを考えると、見た目以上に重要なポイントです。

どれを選んでも、全体を通してひとつのフォントに統一してください。2種類の書体が混在する署名は、連絡先というより見た目のデザイン実験のように見えてしまいます。

サイズについては、本文は12〜14px、法的な免責事項でも10px以上を目安にしてください。それより小さいとスマートフォンでは読めなくなり、載せている意味がなくなります。

長辺で100〜150ピクセル程度、ファイルサイズは50KB未満が目安です。

署名の画像は小さく表示されます。顔写真であれば、テキスト2〜3行分ほどの高さです。幅2000ピクセルの画像をアップロードしても鮮明にはならず、送信するメール1通1通が重くなるだけで、しかもメールソフトによってはその過程で画質が粗く縮小されてしまいます。

高解像度の画面できれいに見せたいなら、表示サイズの2倍で書き出せば十分です。それ以上は不要です。150pxで書き出したロゴを75pxで表示するくらいが、ちょうどよい余裕です。

画像に頼る前に知っておくべきことが2つあります。多くの企業のメールサーバーは既定で外部画像をブロックしており、受信者にはロゴの代わりにプレースホルダーが表示されることがあります。また、画像はテキストとして書かれていない情報を伝えることができません。会社名がロゴの中にしか書かれていない場合、画像をブロックする環境の人にはその情報がまったく見えないことになります。

名前の直後、またはその下の行に。どちらも一般的で、特に不自然には見えません。

Jordan Lee (she/her) ブランドマネージャー

または:

Jordan Lee she/her ブランドマネージャー

短い形式(she/her、he/him、they/themなど)が一般的です。she/her/hersのような長い形式を使う必要は、あなたがそれを好む場合を除いてありません。

書式より置き場所のほうが重要です。代名詞は名前が指す対象そのものなので、名前のそばに置きます。電話番号の横に添えられていると、後から付け足したもののように見えてしまいます。

載せるかどうかはあなた次第で、組織によってはどちらかの方針を定めている場合もあります。使いたい場合のためにこの項目は用意されています。