電子郵件簽名範例與範本
挑一個範例，把裡面的資料換成你自己的，再貼到你的電子郵件用戶端。八種版面配置，讓簽名在Outlook和Gmail裡也能正確顯示，而不只是在瀏覽器裡好看。
這只是概略呈現。不同電子郵件用戶端的顯示效果不同——尤其是Outlook——間距上出現些微差異是正常的。 如果你貼到文字編輯器或程式碼視窗，得到的會是純文字——這是正常的。格式只有在貼到能接受格式的地方時才會保留，例如你電子郵件用戶端的簽名欄位。
你輸入的任何內容都不會上傳到我們的伺服器，也不會被儲存——這個工具只在你的瀏覽器裡執行。
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使用方法
- 1.填入你的資料：姓名、職稱、聯絡方式，以及你想加入的任何連結。
- 2.預覽畫面會隨你輸入即時更新，大致呈現它在電子郵件裡的樣子。
- 3.複製你的簽名，可選擇格式化的HTML或純文字。
- 4.把它貼到你電子郵件用戶端的簽名設定裡，然後儲存。
為什麼大多數簽名範本一留空欄位就會出錯
你大概收過這樣的簽名：一條孤零零的直線浮在空無一物之間，或是一個電話圖示旁邊什麼都沒有，或是一條分隔線下面完全沒有內容。
這是因為大多數範本都是固定版面，分隔符號直接寫死在各欄位之間。少填了辦公室電話，原本要放在它旁邊的分隔符號還是會留在原地。
這裡的每個範本都會自動收合。跳過一個欄位，整行就會消失，連同它的圖示、分隔符號和間距一起不見。填兩個欄位或十二個欄位，結果都一樣乾淨。
把簽名加進你的電子郵件用戶端
複製好簽名之後，這裡告訴你確切該貼到哪裡。
使用Google雲端硬碟裡的圖片？
一般的雲端硬碟分享連結，指向的是雲端硬碟的檢視頁面，而不是圖片本身，所以電子郵件用戶端沒辦法顯示它。你需要的是指向檔案本身的直接連結。
在雲端硬碟裡開啟圖片，把分享設定改成"知道連結的任何人"，然後從網址裡複製檔案ID（就是/d/和/view之間那一長串字元）。接著依照下面的格式組出直接連結：
https://drive.google.com/uc?export=view&id=YOUR_FILE_ID把它貼到上面的圖片欄位。如果預覽畫面沒有顯示，通常是分享權限沒設定對。
電子郵件簽名應該放什麼內容
幾乎所有作用都來自四件事：
你的姓名。不是把電子郵件地址當成名字顯示，也不是綽號，而是別人會用來找到你的那個名字。
你做什麼。一個職稱，或者如果你的職稱是公司內部才懂的行話，就用一句白話描述你的角色。
你在哪裡工作。公司名稱，只有在組織夠大、部門資訊真的有助於區分時才加上部門。
一個電子郵件以外能聯絡到你的方式。對方已經有你的電子郵件，而且正在讀這封信。一支電話號碼、一個預約連結，或一個網站，能給對方另一個選擇。
這樣就是一份完整的簽名。之後的一切都是選擇性的，每多加一項都會多分散一點注意力。
如果適用於你，值得加上：
一張照片，如果你透過電子郵件認識的人之後會實際見面。招募人員、房地產經紀人或顧問會因此受益；內部工程師通常不需要。
證照資訊，如果那是別人信任你的原因：醫療、法律、會計，任何需要執照的行業。
執照或登記字號，如果你的職業要求展示。房地產與金融服務業通常如此。
代名詞，如果你想放上去的話。
法律免責聲明，如果你的組織要求。沒有人會讀它，但那不是由你決定的。
不要放：
你的電子郵件地址。對方已經有了。 勵志名言。 "已使用iPhone傳送"（你可以把它關掉）。 你加入過的每一個社群平臺。只留一兩個你真的會用的。 要求別人不要列印郵件的環保頁尾。 完整的郵寄地址，除非真的有人會寄信給你。
電子郵件簽名應該多長？
三到五行。如果你有證照或必須附上免責聲明，六行也可以。
原因是算術問題，不是美感問題。大多數電子郵件是在手機上閱讀的，一個長達八行的簽名，會在對方讀到你真正想說的內容之前，就佔掉大半個螢幕。而在回覆信件串裡，你的簽名每一封都會重複出現一次。太長的簽名，會把一段三則訊息的對話變成一面牆。
這也是為什麼回覆信件的簽名應該比新郵件短。大多數用戶端都讓你設定兩種。第一封信可以用完整版；之後的回覆只需要姓名和電話號碼。
如果你已經寫到五行，而每一項都感覺不可或缺，常見的元兇是每個聯絡方式各佔一行。把電話和網站放在同一行，用分隔符號隔開，讀起來沒問題，還能省下兩行。
電子郵件簽名最適合用什麼字型？
一個對方裝置上本來就有安裝的字型，實際上能選的沒有幾種。
電子郵件不像網站那樣支援網頁字型。如果你指定了對方沒有的字型，他們的用戶端會自動替換成別的字型，你精心挑選的結果，最後變成對方系統剛好預設的樣子。指定一款罕見的字型，基本上等於放棄對簽名外觀的掌控權。
幾乎在任何地方都能正確顯示的字型有：Arial、Helvetica、Georgia、Times New Roman、Verdana、Tahoma，以及Trebuchet MS。
Arial和Helvetica是最保險的預設選擇。如果想要多一點個性、帶點傳統感，可以用Georgia。Verdana和Tahoma在小字級下的表現更好，而這一點的重要性超乎想像——畢竟你的簽名在手機上常常是以12像素顯示的。
不論選哪一款，全篇都要用同一種字型。混用兩種字體的簽名，看起來像設計練習，而不像聯絡資訊。
字級方面：一般資料用12到14像素，法律頁尾不要小於10像素。再小就沒辦法在手機上閱讀了，那樣一來加上它也就失去意義。
簽名照片或標誌該用多大尺寸？
最長邊大約100到150像素，檔案大小控制在50KB以下。
簽名裡的圖片顯示得很小：一張大頭照大概只佔兩三行文字的高度。上傳一張2000像素寬的圖片並不會讓它更清晰，只會讓你寄出的每一封郵件變得更重，有些用戶端在縮放時效果還會很差。
以顯示尺寸的兩倍匯出，在高解析度螢幕上才會清晰，到此為止就好。一個150像素的標誌以75像素顯示，是剛好合適的餘裕。
在依賴圖片之前，有兩件事值得知道。許多企業郵件伺服器預設會封鎖外部圖片，收件人可能只會看到一個佔位圖示，而不是你的標誌。而且圖片沒辦法傳遞任何沒有同時寫成文字的資訊。如果你的公司名稱只出現在標誌裡，對任何用戶端封鎖了圖片的人來說，它就等於不存在。
如何在電子郵件簽名裡加上代名詞
緊接在姓名之後，或是姓名下方的一行。兩種寫法都很常見，看起來都不會顯得奇怪。
Jordan Lee (she/her) Brand Manager
或者：
Jordan Lee she/her Brand Manager
簡短形式（she/her、he/him、they/them）是標準用法。除非你偏好比較長的she/her/hers寫法，否則沒有必要。
位置比格式更重要：代名詞應該和姓名放在一起，因為它指的就是這個人。放在最下面、緊挨著電話號碼，讀起來像是事後補上的。
要不要加上代名詞由你自己決定，有些組織也有各自的規定。這個欄位就在那裡，你想用就用。
常見問題
- "複製簽名"和"複製HTML"有什麼不同？
- "複製簽名"會把格式化過的版本放進剪貼簿：直接貼到你電子郵件用戶端的簽名欄位，就會保留樣式。"複製HTML"則會給你原始程式碼，只有在你的用戶端有HTML編輯器，或者要把它交給技術人員時，才用得到。
- 我貼上之後格式全部消失了，怎麼回事？
- 你貼到的地方只接受純文字：文字編輯器、程式碼視窗、訊息輸入框。這是正常現象。改貼到電子郵件用戶端的簽名欄位，格式就會一起貼上去。
- 我在這裡輸入的內容會被上傳嗎？
- 不會。一切都在你的瀏覽器裡執行。你的姓名、聯絡資訊和連結，永遠不會傳送到我們的伺服器，也不會被儲存。
- 圖片網址欄位呢？那樣會上傳我的照片嗎？
- 不會，而且這中間的差別很重要。你貼上的只是一個已經存在於網路上某處的圖片連結。沒有任何東西會被上傳，這個網址本身也不會傳到我們這裡，它會直接進入你複製的簽名程式碼。我們看不到這張圖片，也看不到這個網址。
- 為什麼要用網址，而不能直接上傳照片？
- 因為電子郵件的運作方式就是這樣。簽名只能顯示放在某個網址上的圖片。我們沒有地方可以存放你上傳的檔案，還能同時在Gmail、Outlook和Apple Mail裡穩定顯示。請使用公司網站、個人網站上的圖片，或是你自己託管的檔案。
- 我的簽名照片應該多大？
- 大約100到150像素見方就足夠了。簽名裡的圖片顯示得很小，檔案太大只會讓你寄出的每一封郵件變得更重。
- 每個收到這份簽名的人看到的畫面都會一樣嗎？
- 接近，但不會完全一樣。不同的電子郵件用戶端對HTML的解讀方式不同，Outlook尤其如此，因為它用的是Word的排版引擎，而不是瀏覽器引擎。這些範本在設計時已經考慮到這一點，但間距上出現些微差異是正常的，不必太計較。
- 需要註冊帳號嗎？
- 不需要。完全免費，不用註冊，也沒有製作次數限制。
- 我可以用它來做整個團隊的簽名嗎？
- 可以：每個人做一份就好。工具不會保留任何資料，如果想重複使用某個版面，記得自己保留一份HTML備份。