Exemplos e modelos de assinatura de email

Você provavelmente já recebeu uma assinatura com uma barra vertical solta flutuando entre nada e nada, ou um ícone de telefone ao lado de um espaço vazio, ou uma linha divisória sem nenhum conteúdo abaixo dela.

Isso acontece porque a maioria dos modelos é construída como um layout fixo, com separadores fixados entre os campos. Se você deixa o telefone do escritório de fora, o separador que ficaria ao lado dele continua exatamente no mesmo lugar.

Aqui, todo modelo se recolhe em vez disso. Pule um campo e a linha inteira desaparece, junto com seu ícone, seu separador e seu espaçamento. Preencha dois campos ou doze, e o resultado fica limpo do mesmo jeito.

Quatro coisas fazem quase todo o trabalho:

Seu nome. Não o seu endereço de email disfarçado de nome, nem um apelido. O nome que alguém usaria para te encontrar.

O que você faz. Um cargo, ou uma descrição simples da sua função, caso seu cargo seja um jargão interno que ninguém fora da empresa reconheceria.

Onde você trabalha. O nome da empresa, e um departamento só se sua organização for grande o suficiente para que isso ajude a situar as coisas.

Uma forma de te encontrar que não seja o email. Eles já têm seu email. Estão lendo ele agora. Um telefone, um link de agendamento ou um site dão a eles uma segunda opção.

Isso já é uma assinatura completa. Tudo depois disso é opcional, e cada item a mais custa um pouco de atenção.

Vale a pena incluir, se fizer sentido para você:

Uma foto, se você conhece pessoas por email que depois vão te encontrar pessoalmente. Recrutadores, corretores de imóveis e consultores costumam se beneficiar disso; alguém em um cargo interno de engenharia geralmente não.

Credenciais, quando elas são o motivo de alguém confiar em você: medicina, direito, contabilidade, qualquer área com registro profissional.

Um número de licença ou registro, quando sua profissão exige que você o exiba. Imóveis e serviços financeiros costumam exigir.

Pronomes, se você quiser incluí-los.

Um aviso legal, se sua organização exigir um. Quase ninguém lê, mas essa decisão não é sua.

Deixe de fora:

Seu endereço de email. Eles já têm. Citações inspiracionais. "Enviado do meu iPhone" (dá para desativar isso). Todas as redes sociais que você já usou algum dia. Uma ou duas que você realmente usa. Um rodapé ecológico pedindo para não imprimir o email. Seu endereço postal completo, a menos que as pessoas realmente te enviem correspondência.

De três a cinco linhas. Seis, se você tiver credenciais ou um aviso legal obrigatório.

O motivo é aritmética, não gosto pessoal. A maior parte dos emails é lida no celular, onde uma assinatura de oito linhas ocupa a maior parte da tela antes de a pessoa sequer chegar à sua mensagem de verdade. E, em uma troca de respostas, sua assinatura se repete a cada mensagem. Uma assinatura longa transforma uma troca de três mensagens em uma parede de texto.

Esse também é o argumento para usar uma assinatura mais curta nas respostas do que nos emails novos. A maioria dos clientes de email permite configurar duas. A primeira mensagem pode levar a versão completa; as respostas seguintes só precisam do seu nome e de um telefone.

Se você está com cinco linhas e tudo parece essencial, o culpado de sempre é ter uma linha separada para cada meio de contato. Telefone e site em uma única linha, separados por um divisor, funciona bem e economiza duas linhas.

Uma que já esteja instalada no dispositivo de quem recebe o email, o que na prática significa uma lista curta.

Email não suporta fontes web da mesma forma que sites suportam. Se você especifica uma fonte que o destinatário não tem, o cliente de email dele substitui por outra coisa, e sua escolha cuidadosa vira o que quer que seja o padrão dele. Especificar uma fonte incomum, na prática, significa abrir mão do controle sobre a aparência da sua assinatura.

As fontes que renderizam bem em praticamente qualquer lugar: Arial, Helvetica, Georgia, Times New Roman, Verdana, Tahoma e Trebuchet MS.

Arial e Helvetica são as opções seguras por padrão. Georgia, se você quiser algo com mais personalidade e um ar levemente tradicional. Verdana e Tahoma se saem melhor em tamanhos pequenos, o que importa mais do que parece quando sua assinatura aparece em 12px na tela de um celular.

Seja qual for sua escolha, use uma única fonte do início ao fim. Uma assinatura que mistura duas fontes parece um exercício de design, não dados de contato.

Sobre o tamanho: de 12 a 14 pixels para seus dados, e nunca menos que 10 para um rodapé legal. Abaixo disso, deixa de ser legível no celular, o que anula o propósito de incluí-lo.

Cerca de 100 a 150 pixels no lado maior, e menos de 50 KB.

Imagens de assinatura aparecem pequenas: uma foto de rosto é exibida com a altura de mais ou menos duas ou três linhas de texto. Enviar uma imagem de 2000 pixels de largura não deixa ela mais nítida; só deixa cada email que você envia mais pesado, e alguns clientes de email reduzem a imagem de forma tosca no caminho.

Exporte no dobro do tamanho de exibição para ter nitidez em telas de alta resolução, e pare por aí. Um logo de 150px exibido a 75px já tem a folga certa.

Duas coisas vale a pena saber antes de depender de uma imagem. Muitos servidores de email corporativos bloqueiam imagens externas por padrão, então quem recebe pode ver um espaço vazio no lugar do seu logo. E uma imagem não consegue carregar uma informação que também não esteja escrita em texto. Se o seu logo é o único lugar onde o nome da sua empresa aparece, ele fica invisível para qualquer pessoa cujo cliente de email bloqueia imagens.

Logo depois do seu nome, ou na linha abaixo dele. As duas formas são comuns e nenhuma soa estranha.

Jordan Lee (ela) Gerente de Marca

Ou:

Jordan Lee ela Gerente de Marca

A forma curta (ela, ele) é a mais usada. Não há necessidade de uma construção mais longa, a menos que você prefira assim.

O posicionamento importa mais do que o formato: pronomes ficam junto do nome, porque é a ele que se referem. Jogados lá embaixo, ao lado de um telefone, soam como um adendo.

Incluir ou não é uma escolha sua, e algumas organizações têm uma política a respeito, em um sentido ou no outro. O campo está ali, caso você queira usá-lo.