Ejemplos y plantillas de firma de correo electrónico

Seguro que has recibido una firma con una barra vertical suelta flotando entre la nada, o un ícono de teléfono junto a un espacio vacío, o una línea divisoria sin nada debajo.

Eso ocurre porque la mayoría de las plantillas se construyen como diseños fijos, con separadores fijados entre los campos. Si omites el teléfono de oficina, el separador que debía ir junto a él se queda exactamente donde estaba.

Cada plantilla aquí se colapsa en su lugar. Omite un campo y la fila desaparece, junto con su ícono, su separador y su espaciado. Completa dos campos o doce, y el resultado se ve prolijo de cualquier forma.

Cuatro cosas hacen casi todo el trabajo:

Tu nombre. No tu dirección de correo convertida en nombre, ni un apodo. El nombre que alguien usaría para encontrarte.

A qué te dedicas. Un cargo, o una descripción simple de tu función si tu título es jerga interna que nadie fuera de la empresa reconocería.

Dónde trabajas. El nombre de la empresa, y un departamento solo si tu organización es lo bastante grande como para que eso aporte algo útil.

Una forma de contactarte que no sea el correo. Ya tienen tu correo. Lo están leyendo. Un número de teléfono, un enlace para reservar una cita o un sitio web les da una segunda opción.

Eso ya es una firma completa. Todo lo que sigue es opcional, y cada elemento que agregues cuesta un poco de atención.

Vale la pena agregar si aplica en tu caso:

Una foto, si conoces gente por correo que luego se reunirá contigo en persona. Le sirve a un reclutador, un agente inmobiliario o un consultor; a alguien en un puesto interno de ingeniería, generalmente no.

Credenciales, cuando son la razón por la que alguien confía en ti: médicas, legales, contables, cualquier cosa con licencia.

Un número de licencia o matrícula, cuando tu profesión exige mostrarlo. Suele aplicar en bienes raíces y servicios financieros.

Pronombres, si quieres incluirlos.

Un aviso legal, si tu organización lo exige. Nadie los lee, pero esa no es tu decisión.

Deja fuera:

Tu dirección de correo. Ya la tienen. Citas inspiradoras. "Enviado desde mi iPhone" (puedes desactivarlo). Cada red social a la que te hayas unido alguna vez. Una o dos que realmente uses. Un aviso ecológico pidiendo que no impriman correos. Tu dirección postal completa, a menos que de verdad te envíen correspondencia.

De tres a cinco líneas. Seis si tienes credenciales o un aviso legal obligatorio.

La razón es aritmética, no de gusto. La mayoría del correo se lee en el teléfono, donde una firma de ocho líneas ocupa casi toda la pantalla antes de que alguien llegue a tu mensaje real. Y en una cadena de respuestas, tu firma se repite cada vez. Una firma larga convierte un intercambio de tres mensajes en un muro de texto.

Ese es también el argumento para usar una firma más corta en las respuestas que en los correos nuevos. La mayoría de los clientes te permiten configurar dos. El primer mensaje puede llevar la versión completa; las respuestas solo necesitan tu nombre y un teléfono.

Si llegas a cinco líneas y todo parece esencial, el problema habitual es una línea separada para cada medio de contacto. Teléfono y sitio web en la misma línea, separados por una barra, se ve bien y ahorra dos líneas.

Una que ya esté instalada en el dispositivo del destinatario, lo que en la práctica reduce las opciones a una lista corta.

El correo no admite fuentes web como sí lo hacen los sitios web. Si especificas una fuente que el destinatario no tiene, su cliente la sustituye por otra, y tu elección cuidadosa termina siendo lo que sea que tenga configurado por defecto. Especificar una fuente poco común básicamente significa ceder el control sobre cómo se ve tu firma.

Las fuentes que se muestran bien prácticamente en todas partes: Arial, Helvetica, Georgia, Times New Roman, Verdana, Tahoma y Trebuchet MS.

Arial y Helvetica son las opciones seguras por defecto. Georgia si quieres algo con más carácter y un aire ligeramente tradicional. Verdana y Tahoma se sostienen mejor en tamaños pequeños, lo cual importa más de lo que parece cuando tu firma se muestra a 12px en un teléfono.

Elijas la que elijas, usa una sola fuente en todo el texto. Una firma que mezcla dos tipografías se lee como un ejercicio de diseño, no como datos de contacto.

Sobre el tamaño: de 12 a 14 píxeles para tus datos, y no menos de 10 para un aviso legal. Por debajo de eso deja de ser legible en un teléfono, lo cual anula el propósito de incluirlo.

Entre 100 y 150 píxeles en el lado más largo, y menos de 50 KB.

Las imágenes de firma se muestran pequeñas: una foto de perfil ocupa aproximadamente la altura de dos o tres líneas de texto. Subir algo de 2000 píxeles de ancho no la hace más nítida; solo hace que cada correo que envíes pese más, y algunos clientes la reducen mal en el camino.

Exporta al doble del tamaño de visualización para que se vea nítida en pantallas de alta resolución, y ahí detente. Un logo de 150px mostrado a 75px es el margen justo.

Dos cosas que conviene saber antes de depender de una imagen. Muchos servidores de correo corporativos bloquean las imágenes externas por defecto, así que el destinatario puede ver un espacio en blanco donde debería estar tu logo. Y una imagen no puede transmitir información que no esté también escrita como texto. Si tu logo es el único lugar donde aparece el nombre de tu empresa, es invisible para cualquiera cuyo cliente las bloquee.

Justo después de tu nombre, o en la línea de abajo. Ambas opciones son comunes y ninguna resulta rara.

Jordan Lee (she/her) Gerente de Marca

O bien:

Jordan Lee she/her Gerente de Marca

La forma corta (she/her, he/him, they/them) es la habitual. No hace falta la construcción más larga she/her/hers, a menos que la prefieras.

La ubicación importa más que el formato: los pronombres van junto a tu nombre, porque es a eso a lo que se refieren. Metidos al final junto a un número de teléfono, se leen como algo añadido de último momento.

Si incluirlos o no es tu decisión, y algunas organizaciones tienen una política al respecto en un sentido u otro. El campo está ahí por si quieres usarlo.