Exemple și șabloane de semnătură de email
Alege un exemplu, înlocuiește datele cu ale tale și copiază-l în clientul tău de email. Opt aspecte, construite să se afișeze corect în Outlook și Gmail, nu doar să arate bine într-un browser.
Aceasta este o aproximare. Clienții de email afișează diferit - mai ales Outlook - așa că așteaptă-te la mici diferențe de spațiere. Dacă lipești într-un editor de text sau o fereastră de cod, vei obține text simplu - este normal. Formatarea supraviețuiește doar dacă lipești undeva care o acceptă, cum ar fi câmpul de semnătură al clientului tău de email.
Nimic din ce scrii nu este încărcat pe serverul nostru sau salvat - instrumentul rulează doar în browserul tău.
Vrei o fotografie profesională pentru semnătura ta? Încearcă Fotoria
Cum funcționează
- 1.Completează-ți datele: nume, funcție, informații de contact și orice link vrei să incluzi.
- 2.Previzualizarea se actualizează pe măsură ce scrii, arătând aproximativ cum va arăta într-un email.
- 3.Copiază-ți semnătura, ca HTML formatat sau ca text simplu.
- 4.Lipește-o în setările de semnătură ale clientului tău de email și salvează.
De ce majoritatea șabloanelor de semnătură se strică atunci când lași un câmp necompletat
Probabil ai primit o semnătură cu o bară verticală rătăcită plutind între nimic și nimic, sau o iconiță de telefon așezată lângă un spațiu gol, sau o linie despărțitoare fără niciun conținut dedesubt.
Asta se întâmplă pentru că majoritatea șabloanelor sunt construite ca aspecte fixe, cu separatoare codificate manual între câmpuri. Omiți telefonul de birou, iar separatorul care trebuia să stea lângă el rămâne exact acolo unde era.
Fiecare șablon de aici se restrânge în schimb. Omiți un câmp și rândul dispare, împreună cu iconița, separatorul și spațierea lui. Completezi două câmpuri sau douăsprezece, iar rezultatul este curat oricum.
Adaugă-ți semnătura în clientul tău de email
Odată ce ți-ai copiat semnătura, iată exact unde s-o lipești.
Folosești o imagine din Google Drive?
Un link normal de partajare din Drive duce la pagina de vizualizare a Drive, nu la imaginea în sine, așa că clienții de email nu o pot afișa. Ai nevoie de un link direct către fișier.
Deschide imaginea în Drive, setează partajarea la "oricine are linkul", și copiază ID-ul fișierului din URL (este șirul lung dintre /d/ și /view). Apoi construiește linkul direct astfel:
https://drive.google.com/uc?export=view&id=YOUR_FILE_IDLipește asta în câmpul de imagine de mai sus. Dacă nu se afișează în previzualizare, permisiunea de partajare este de obicei motivul.
Ce să incluzi într-o semnătură de email
Patru lucruri fac aproape toată treaba:
Numele tău. Nu adresa ta de email transformată în nume, nu o poreclă. Numele pe care l-ar folosi cineva ca să te găsească.
Ce faci. O funcție, sau o descriere simplă a rolului tău dacă titlul tău este jargon intern pe care nimeni din afara companiei nu l-ar recunoaște.
Unde lucrezi. Numele companiei, și un departament doar dacă organizația ta este suficient de mare încât asta restrânge util lucrurile.
Un mod de a te contacta care nu e emailul. Deja au adresa ta de email. O citesc chiar acum. Un număr de telefon, un link de programare sau un site web le oferă o a doua opțiune.
Asta este o semnătură completă. Tot ce urmează după acest punct este opțional, iar fiecare adăugire costă puțină atenție.
Merită adăugat dacă ți se aplică:
O fotografie, dacă întâlnești oameni prin email care te vor întâlni ulterior în persoană. Un recrutor, un agent imobiliar sau un consultant are de câștigat; un inginer intern de obicei nu.
Credențiale, acolo unde ele sunt motivul pentru care cineva are încredere în tine: medicale, juridice, contabile, orice este licențiat.
Un număr de licență sau de înregistrare, acolo unde profesia ta cere să afișezi unul. Imobiliarele și serviciile financiare de obicei o cer.
Pronume, dacă vrei să fie acolo.
O clauză de exonerare legală, dacă organizația ta cere una. Nimeni nu le citește, dar asta nu este decizia ta de luat.
Omite:
Adresa ta de email. Deja o au. Citate motivaționale. "Trimis de pe iPhone-ul meu" (poți dezactiva asta). Fiecare platformă socială la care te-ai înscris vreodată. Una sau două pe care chiar le folosești. Un subsol ecologic care roagă oamenii să nu tipărească emailurile. Adresa ta poștală completă, cu excepția cazului în care oamenii chiar îți trimit corespondență.
Cât de lungă ar trebui să fie o semnătură de email?
Trei până la cinci rânduri. Șase dacă ai credențiale sau o clauză de exonerare obligatorie.
Motivul ține de aritmetică, nu de gust. Majoritatea emailurilor sunt citite pe telefon, unde o semnătură de opt rânduri ocupă cea mai mare parte a ecranului înainte ca cineva să ajungă la mesajul tău propriu-zis. Iar într-un fir de discuții cu răspunsuri, semnătura ta se repetă de fiecare dată. Una lungă transformă un schimb de trei mesaje într-un zid de text.
Asta este și argumentul pentru o semnătură mai scurtă la răspunsuri decât la emailuri noi. Majoritatea clienților îți permit să setezi două. Primul mesaj poate purta versiunea completă; răspunsurile ulterioare au nevoie doar de numele tău și de un număr de telefon.
Dacă ești la cinci rânduri și totul pare esențial, vinovatul obișnuit este un rând separat pentru fiecare mod de contact. Telefonul și site-ul web pe un singur rând, separate printr-un separator, arată bine și economisește două rânduri.
Cel mai bun font pentru o semnătură de email
Unul care este deja instalat pe dispozitivul destinatarului, ceea ce în practică înseamnă o listă scurtă.
Emailul nu suportă fonturi web așa cum o fac site-urile. Dacă specifici un font pe care destinatarul nu îl are, clientul lui îl înlocuiește cu altceva, iar alegerea ta atentă devine orice este implicit la el. Specificarea unui font neobișnuit înseamnă în cea mai mare parte să renunți la controlul asupra modului în care arată semnătura ta.
Fonturile care se afișează practic peste tot: Arial, Helvetica, Georgia, Times New Roman, Verdana, Tahoma și Trebuchet MS.
Arial și Helvetica sunt alegerile sigure implicite. Georgia dacă vrei ceva cu mai mult caracter și un aer ușor tradițional. Verdana și Tahoma rezistă mai bine la dimensiuni mici, ceea ce contează mai mult decât pare atunci când semnătura ta se afișează la 12px pe un telefon.
Orice alegi, folosește un singur font pe tot parcursul. O semnătură care amestecă două fonturi arată ca un exercițiu de design, nu ca date de contact.
Despre dimensiune: 12 până la 14 pixeli pentru detaliile tale, și nu mai puțin de 10 pentru un subsol legal. Sub asta nu mai este lizibil pe un telefon, ceea ce anulează scopul includerii lui.
Ce dimensiune ar trebui să aibă o fotografie sau un logo în semnătură?
Undeva la 100 până la 150 de pixeli pe latura cea mai lungă, și sub 50KB.
Imaginile din semnătură se afișează mic: o fotografie de portret apare la aproximativ înălțimea a două sau trei rânduri de text. Încărcarea unei imagini de 2000 de pixeli lățime nu o face mai clară; face mai grea fiecare email pe care îl trimiți, iar unii clienți o redimensionează prost pe parcurs.
Exportă la dublul dimensiunii de afișare pentru claritate pe ecranele de rezoluție înaltă, apoi oprește-te. Un logo de 150px afișat la 75px este marja potrivită.
Două lucruri utile de știut înainte să te bazezi pe o imagine. Multe servere de email corporative blochează imaginile externe în mod implicit, așa că un destinatar poate vedea un substituent în locul logo-ului tău. Iar o imagine nu poate transmite informații care nu sunt scrise și în text. Dacă logo-ul tău este singurul loc în care apare numele companiei, este invizibil pentru oricine al cărui client îl blochează.
Cum adaugi pronume într-o semnătură de email
Direct după nume, sau pe rândul de sub el. Ambele sunt frecvente și niciuna nu pare neobișnuită.
Jordan Lee (ea/ei) Manager de brand
Sau:
Jordan Lee ea/ei Manager de brand
Forma scurtă (ea/ei, el/lui, ei/lor) este standard. Nu ai nevoie de o construcție mai lungă decât dacă o preferi.
Poziționarea contează mai mult decât formatul: pronumele aparțin lângă numele tău, pentru că la asta se referă. Puse la final, lângă un număr de telefon, par un gând ulterior.
Dacă să le incluzi rămâne alegerea ta, iar unele organizații au o politică într-un sens sau altul. Câmpul este acolo dacă vrei să îl folosești.
Întrebări frecvente
- Care este diferența dintre "Copiază semnătura" și "Copiază HTML"?
- "Copiază semnătura" pune versiunea formatată în clipboard: lipește-o direct în câmpul de semnătură al clientului tău de email și ajunge stilizată. "Copiază HTML" îți oferă codul brut, de care ai avea nevoie doar dacă clientul tău are un editor HTML sau îl predai cuiva tehnic.
- Am lipit-o și am pierdut toată formatarea. Ce s-a întâmplat?
- Ai lipit undeva care acceptă doar text simplu: un editor de text, o fereastră de cod, o casetă de mesaj. Este normal. Lipește în schimb în câmpul de semnătură al clientului tău de email și formatarea vine odată cu ea.
- Ceva din ce scriu aici este încărcat?
- Nu. Totul rulează în browserul tău. Numele, datele de contact și linkurile tale nu ne sunt trimise niciodată și nu sunt stocate niciodată.
- Dar câmpurile cu URL de imagine? Asta îmi încarcă fotografia?
- Nu, iar diferența contează. Lipești un link către o imagine care există deja undeva pe internet. Nimic nu este încărcat, iar URL-ul în sine nu ajunge niciodată la noi. Merge direct în codul semnăturii pe care îl copiezi. Noi nu vedem niciodată imaginea sau adresa.
- De ce am nevoie de un URL în loc să încarc pur și simplu fotografia?
- Pentru că așa funcționează emailul. O semnătură poate afișa doar o imagine care există la o adresă web. Nu avem unde să punem un fișier pe care îl încarci și care să funcționeze fiabil în Gmail, Outlook și Apple Mail. Folosește o imagine de pe site-ul companiei tale, de pe site-ul tău personal, sau un fișier pe care l-ai găzduit chiar tu.
- Ce dimensiune ar trebui să aibă fotografia din semnătura mea?
- Undeva la 100 până la 150 de pixeli pătrați este suficient. Imaginile din semnătură se afișează mic, iar un fișier mare face mai grea fiecare email pe care îl trimiți.
- Semnătura mea va arăta la fel pentru toți cei care o primesc?
- Aproape, dar nu identic. Clienții de email afișează HTML diferit, mai ales Outlook, pentru că folosește motorul Word, nu pe cel al unui browser. Aceste șabloane sunt construite ținând cont de asta, dar diferențele mici de spațiere sunt normale și nu merită urmărite.
- Am nevoie de un cont?
- Nu. Este gratuit, nu este nevoie de înregistrare, și nu există limită la câte semnături faci.
- Pot să folosesc asta pentru toată echipa mea?
- Da: fă câte una pentru fiecare persoană. Nimic nu se salvează între vizite, așa că păstrează o copie a codului HTML dacă vrei să refolosești un aspect.