Exemples et modèles de signature e-mail
Choisissez un exemple, remplacez les informations par les vôtres, puis copiez-le dans votre messagerie. Huit mises en page conçues pour bien s'afficher dans Outlook et Gmail, pas seulement pour être belles dans un navigateur.
Il s'agit d'une approximation. Les messageries affichent différemment - Outlook en particulier - donc attendez-vous à de petites différences d'espacement. Si vous collez dans un éditeur de texte ou une fenêtre de code, vous obtiendrez du texte brut - c'est normal. La mise en forme ne survit que si vous collez à un endroit qui l'accepte, comme le champ de signature de votre messagerie.
Rien de ce que vous saisissez n'est envoyé à notre serveur ni enregistré - l'outil s'exécute uniquement dans votre navigateur.
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Comment ça marche
- 1.Renseignez vos informations : nom, titre, coordonnées, et les liens que vous voulez inclure.
- 2.L'aperçu se met à jour au fur et à mesure que vous tapez, et montre approximativement le rendu dans un e-mail.
- 3.Copiez votre signature, au format HTML ou en texte brut.
- 4.Collez-la dans les paramètres de signature de votre messagerie, puis enregistrez.
Pourquoi la plupart des modèles de signature se cassent quand vous laissez un champ vide
Vous avez sans doute déjà reçu une signature avec une barre verticale flottant entre deux vides, ou une icône de téléphone à côté d'un espace vide, ou une ligne de séparation sans rien en dessous.
Cela arrive parce que la plupart des modèles sont construits comme des mises en page fixes, avec des séparateurs codés en dur entre les champs. Omettez le téléphone du bureau, et le séparateur censé se trouver à côté reste exactement à sa place.
Ici, chaque modèle s'adapte au contraire. Omettez un champ et toute la ligne disparaît, avec son icône, son séparateur et son espacement. Que vous remplissiez deux champs ou douze, le résultat reste propre.
Ajoutez votre signature à votre messagerie
Une fois votre signature copiée, voici exactement où la coller.
Vous utilisez une image depuis Google Drive ?
Un lien de partage Drive classique pointe vers la page de visualisation de Drive, pas vers l'image elle-même, donc les messageries ne peuvent pas l'afficher. Il vous faut un lien direct vers le fichier.
Ouvrez l'image dans Drive, réglez le partage sur "tous les utilisateurs disposant du lien", puis copiez l'identifiant du fichier dans l'URL (la longue chaîne de caractères entre /d/ et /view). Construisez ensuite le lien direct ainsi :
https://drive.google.com/uc?export=view&id=YOUR_FILE_IDCollez ce lien dans le champ image ci-dessus. S'il ne s'affiche pas dans l'aperçu, c'est généralement un problème de droits de partage.
Que mettre dans une signature e-mail
Quatre éléments font presque tout le travail :
Votre nom. Pas votre adresse e-mail présentée comme un nom, pas un surnom. Le nom que quelqu'un utiliserait pour vous retrouver.
Ce que vous faites. Un intitulé de poste, ou une description simple de votre rôle si votre titre est un jargon interne que personne en dehors de l'entreprise ne reconnaîtrait.
Où vous travaillez. Le nom de l'entreprise, et un service uniquement si votre organisation est assez grande pour que cela précise utilement les choses.
Un moyen de vous joindre qui ne soit pas l'e-mail. Ils ont déjà votre adresse e-mail. Ils sont en train de la lire. Un numéro de téléphone, un lien de réservation ou un site web leur donne une seconde option.
C'est une signature complète. Tout ce qui suit est facultatif, et chaque ajout coûte un peu d'attention.
À ajouter si cela vous concerne :
Une photo, si vous rencontrez des gens par e-mail avant de les rencontrer en personne plus tard. Utile pour un recruteur, un agent immobilier ou un consultant ; en général pas nécessaire pour un ingénieur en interne.
Des qualifications, quand elles sont la raison pour laquelle on vous fait confiance : médical, juridique, comptabilité, tout ce qui est soumis à agrément.
Un numéro de licence ou d'enregistrement, quand votre profession vous oblige à l'afficher. C'est généralement le cas dans l'immobilier et les services financiers.
Vos pronoms, si vous souhaitez les inclure.
Une clause de confidentialité, si votre organisation l'exige. Personne ne les lit, mais ce n'est pas à vous d'en décider.
À éviter :
Votre adresse e-mail. Ils l'ont déjà. Les citations inspirantes. "Envoyé depuis mon iPhone" (vous pouvez désactiver cette mention). Toutes les plateformes sociales que vous avez jamais rejointes. Une ou deux, celles que vous utilisez vraiment. Un pied de page écologique demandant de ne pas imprimer les e-mails. Votre adresse postale complète, sauf si l'on vous envoie réellement du courrier.
Quelle doit être la longueur d'une signature e-mail ?
Trois à cinq lignes. Six si vous avez des qualifications ou une clause obligatoire.
La raison tient au calcul plutôt qu'au goût. La plupart des e-mails sont lus sur un téléphone, où une signature de huit lignes occupe la majeure partie de l'écran avant même d'atteindre votre message. Et dans une chaîne de réponses, votre signature se répète à chaque fois. Une signature longue transforme un échange de trois messages en mur de texte.
C'est aussi l'argument en faveur d'une signature plus courte pour les réponses que pour les nouveaux e-mails. La plupart des messageries permettent d'en définir deux. Le premier message peut porter la version complète ; les échanges suivants n'ont besoin que de votre nom et d'un numéro de téléphone.
Si vous êtes à cinq lignes et que tout vous semble essentiel, le coupable habituel est une ligne séparée pour chaque moyen de contact. Téléphone et site web sur une seule ligne, séparés par un trait, ça passe très bien et ça en économise deux.
La meilleure police pour une signature e-mail
Une police déjà installée sur l'appareil du destinataire, ce qui en pratique limite le choix à une courte liste.
L'e-mail ne prend pas en charge les polices web comme le font les sites internet. Si vous indiquez une police que le destinataire n'a pas, sa messagerie la remplace par autre chose, et votre choix soigné devient celui de sa police par défaut. Choisir une police inhabituelle revient surtout à renoncer au contrôle de l'apparence de votre signature.
Les polices qui s'affichent correctement à peu près partout : Arial, Helvetica, Georgia, Times New Roman, Verdana, Tahoma et Trebuchet MS.
Arial et Helvetica sont les valeurs sûres par défaut. Georgia si vous voulez quelque chose avec plus de caractère et une touche légèrement traditionnelle. Verdana et Tahoma restent plus lisibles en petite taille, ce qui compte plus qu'il n'y paraît quand votre signature s'affiche en 12px sur un téléphone.
Quel que soit votre choix, utilisez une seule police du début à la fin. Une signature qui mélange deux polices ressemble à un exercice de style plutôt qu'à des coordonnées.
Côté taille : 12 à 14 pixels pour vos informations, et pas moins de 10 pour une clause légale. En dessous, ce n'est plus lisible sur un téléphone, ce qui annule l'intérêt de l'inclure.
Quelle taille pour une photo ou un logo de signature ?
Environ 100 à 150 pixels sur le plus grand côté, et moins de 50 Ko.
Les images de signature s'affichent en petit : un portrait occupe à peu près la hauteur de deux ou trois lignes de texte. Importer une image de 2000 pixels de large ne la rend pas plus nette ; cela alourdit chaque e-mail que vous envoyez, et certaines messageries la redimensionnent mal au passage.
Exportez à deux fois la taille d'affichage pour la netteté sur les écrans haute résolution, puis arrêtez-vous là. Un logo de 150px affiché à 75px offre la bonne marge.
Deux choses à savoir avant de compter sur une image. De nombreux serveurs de messagerie d'entreprise bloquent les images externes par défaut, si bien que le destinataire peut voir un espace vide à la place de votre logo. Et une image ne peut pas transmettre une information qui n'est pas aussi écrite en texte. Si votre logo est le seul endroit où apparaît le nom de votre entreprise, il devient invisible pour quiconque a une messagerie qui le bloque.
Comment ajouter ses pronoms à une signature e-mail
Directement après votre nom, ou sur la ligne juste en dessous. Les deux sont courants et n'ont rien d'inhabituel.
Jordan Lee (elle) Responsable de marque
Ou :
Jordan Lee elle Responsable de marque
La forme courte (elle, il, iel) est la norme. Inutile d'utiliser une formulation plus longue, sauf si vous préférez.
Le placement compte plus que le format : le pronom se place près du nom, puisque c'est à lui qu'il se rapporte. Relégué en bas de page à côté d'un numéro de téléphone, il se lit comme une pensée après coup.
Les inclure ou non reste votre choix, et certaines organisations ont leur propre politique en la matière. Le champ est là si vous en avez besoin.
Questions fréquentes
- Quelle est la différence entre "Copier la signature" et "Copier le HTML" ?
- "Copier la signature" place la version mise en forme dans votre presse-papiers : collez-la directement dans le champ de signature de votre messagerie et elle arrive déjà stylée. "Copier le HTML" vous donne le code brut, utile seulement si votre messagerie dispose d'un éditeur HTML ou si vous le transmettez à quelqu'un de technique.
- J'ai collé la signature et j'ai perdu toute la mise en forme. Que s'est-il passé ?
- Vous avez collé dans un endroit qui n'accepte que le texte brut : un éditeur de texte, une fenêtre de code, un champ de message. C'est normal. Collez plutôt dans le champ de signature de votre messagerie, et la mise en forme suit.
- Est-ce que ce que je saisis ici est envoyé quelque part ?
- Non. Tout s'exécute dans votre navigateur. Votre nom, vos coordonnées et vos liens ne nous sont jamais envoyés et ne sont jamais stockés.
- Et les champs d'URL d'image ? Est-ce que cela envoie ma photo ?
- Non, et la différence est importante. Vous collez un lien vers une image qui se trouve déjà quelque part sur internet. Rien n'est envoyé, et l'URL elle-même ne nous parvient jamais. Elle va directement dans le code de signature que vous copiez. Nous ne voyons ni l'image ni son adresse.
- Pourquoi ai-je besoin d'une URL plutôt que de simplement importer ma photo ?
- Parce que l'e-mail fonctionne ainsi. Une signature ne peut afficher qu'une image qui se trouve à une adresse web. Il n'existe pas d'endroit où nous pourrions héberger un fichier que vous importeriez et qui fonctionnerait de façon fiable dans Gmail, Outlook et Apple Mail. Utilisez une image hébergée sur le site de votre entreprise, votre site personnel, ou un fichier que vous hébergez vous-même.
- Quelle taille doit faire ma photo de signature ?
- Environ 100 à 150 pixels de côté suffit largement. Les images de signature s'affichent en petit, et un fichier volumineux alourdit chaque e-mail que vous envoyez.
- Ma signature aura-t-elle le même rendu chez tous les destinataires ?
- Proche, mais pas identique. Les messageries affichent le HTML différemment, Outlook en particulier, car il utilise le moteur de Word plutôt que celui d'un navigateur. Ces modèles sont conçus en tenant compte de cela, mais de petites différences d'espacement sont normales et ne valent pas la peine d'être traquées.
- Ai-je besoin d'un compte ?
- Non. C'est gratuit, il n'y a pas d'inscription, et aucune limite au nombre de signatures que vous créez.
- Puis-je utiliser cet outil pour toute mon équipe ?
- Oui : créez-en une par personne. Rien n'est enregistré d'une visite à l'autre, donc conservez une copie du HTML si vous voulez réutiliser une mise en page.