Esempi e modelli di firma email

Probabilmente hai già ricevuto una firma con una barra verticale sospesa nel nulla, o un'icona del telefono accanto a uno spazio vuoto, o una linea divisoria senza nulla sotto.

Succede perché la maggior parte dei modelli è costruita come layout fisso, con separatori scritti a mano tra i campi. Ometti il telefono dell'ufficio e il separatore che doveva stargli accanto resta esattamente dov'era.

Ogni modello qui invece si comprime. Salta un campo e la riga scompare, insieme alla sua icona, al suo separatore e alla sua spaziatura. Che tu compili due campi o dodici, il risultato è pulito in entrambi i casi.

Quattro cose fanno quasi tutto il lavoro:

Il tuo nome. Non il tuo indirizzo email travestito da nome, non un soprannome. Il nome che qualcuno userebbe per trovarti.

Cosa fai. Un titolo professionale, o una descrizione semplice del tuo ruolo se il tuo titolo è gergo interno che nessuno fuori dall'azienda riconoscerebbe.

Dove lavori. Il nome dell'azienda, e un reparto solo se la tua organizzazione è abbastanza grande da rendere utile questa precisazione.

Un modo per raggiungerti che non sia l'email. Hanno già la tua email. La stanno leggendo. Un numero di telefono, un link per prenotare, o un sito web offre loro una seconda opzione.

Questa è una firma completa. Tutto ciò che viene dopo è facoltativo, e ogni aggiunta costa un po' di attenzione.

Vale la pena aggiungere, se si applica a te:

Una foto, se incontri persone via email che in seguito incontrerai di persona. Un recruiter, un agente immobiliare o un consulente ne trae beneficio; un ingegnere che lavora solo internamente di solito no.

Le credenziali, quando sono il motivo per cui qualcuno si fida di te: ambito medico, legale, contabile, qualsiasi cosa richieda una licenza.

Un numero di licenza o iscrizione all'albo, se la tua professione richiede di mostrarlo. Il settore immobiliare e quello finanziario di solito lo richiedono.

I pronomi, se vuoi includerli.

Una clausola legale, se la tua organizzazione la richiede. Nessuno la legge, ma non è una decisione che spetta a te.

Da lasciare fuori:

Il tuo indirizzo email. Ce l'hanno già. Citazioni ispirazionali. "Inviato dal mio iPhone" (puoi disattivarlo). Ogni piattaforma social a cui ti sei mai iscritto. Una o due che usi davvero. Una nota ambientale che chiede di non stampare le email. Il tuo indirizzo postale completo, a meno che le persone non ti spediscano davvero della posta.

Da tre a cinque righe. Sei se hai credenziali o una clausola legale obbligatoria.

Il motivo è aritmetica, non gusto. La maggior parte delle email si legge su telefono, dove una firma di otto righe occupa gran parte dello schermo prima ancora che si arrivi al messaggio vero e proprio. E in una catena di risposte, la tua firma si ripete ogni singola volta. Una firma lunga trasforma uno scambio di tre messaggi in un muro di testo.

Questo è anche l'argomento a favore di una firma più corta nelle risposte rispetto alle nuove email. La maggior parte dei client permette di impostarne due. Il primo messaggio può portare la versione completa; le risposte successive hanno bisogno solo del tuo nome e di un numero di telefono.

Se sei a cinque righe e tutto sembra essenziale, il colpevole di solito è una riga separata per ogni metodo di contatto. Telefono e sito web su un'unica riga, separati da un divisore, si legge bene e ne fa risparmiare due.

Uno che sia già installato sul dispositivo del destinatario, il che in pratica significa una lista corta.

L'email non supporta i web font come fanno i siti web. Se specifichi un font che il destinatario non possiede, il suo client lo sostituisce con qualcos'altro, e la tua scelta accurata diventa qualunque sia il suo font predefinito. Specificare un font insolito significa soprattutto rinunciare al controllo su come apparirà la tua firma.

I font che vengono visualizzati praticamente ovunque: Arial, Helvetica, Georgia, Times New Roman, Verdana, Tahoma e Trebuchet MS.

Arial e Helvetica sono le scelte sicure di default. Georgia se vuoi qualcosa con più carattere e un tocco leggermente più tradizionale. Verdana e Tahoma reggono meglio alle dimensioni piccole, il che conta più di quanto sembri quando la tua firma viene visualizzata a 12px su un telefono.

Qualunque cosa scegli, usa un solo font in tutta la firma. Una firma che mescola due caratteri tipografici sembra un esercizio di grafica più che un biglietto da visita.

Sulle dimensioni: da 12 a 14 pixel per i tuoi dati, e non meno di 10 per una clausola legale. Al di sotto di quella soglia smette di essere leggibile su un telefono, il che vanifica lo scopo di includerla.

Circa 100-150 pixel sul lato più lungo, e sotto i 50KB.

Le immagini nelle firme vengono visualizzate piccole: un ritratto viene mostrato all'incirca all'altezza di due o tre righe di testo. Caricare qualcosa di largo 2000 pixel non lo rende più nitido; rende più pesante ogni email che invii, e alcuni client lo ridimensionano male nel processo.

Esporta al doppio della dimensione di visualizzazione per garantire nitidezza sugli schermi ad alta risoluzione, e fermati lì. Un logo di 150px mostrato a 75px è il margine giusto.

Due cose utili da sapere prima di affidarti a un'immagine. Molti server di posta aziendali bloccano le immagini esterne per impostazione predefinita, quindi il destinatario potrebbe vedere un segnaposto al posto del tuo logo. E un'immagine non può trasportare informazioni che non sono scritte anche in testo. Se il tuo logo è l'unico posto in cui compare il nome della tua azienda, diventa invisibile per chiunque abbia un client che lo blocca.

Subito dopo il tuo nome, oppure sulla riga successiva. Entrambe le soluzioni sono comuni e nessuna delle due risulta insolita.

Jordan Lee (she/her) Brand Manager

Oppure:

Jordan Lee she/her Brand Manager

La forma breve (she/her, he/him, they/them) è quella standard. Non serve la forma più lunga she/her/hers, a meno che tu non la preferisca.

La posizione conta più del formato: i pronomi vanno vicino al nome, perché è a quello che si riferiscono. Relegati in fondo accanto a un numero di telefono, sembrano un ripensamento.

Se includerli o meno è una tua scelta, e alcune organizzazioni hanno una policy in un senso o nell'altro. Il campo è lì se vuoi usarlo.