E-Mail-Signatur-Beispiele und -Vorlagen
Wähle ein Beispiel, ersetze die Angaben durch deine eigenen und kopiere es in dein E-Mail-Programm. Acht Layouts, die in Outlook und Gmail wirklich korrekt dargestellt werden – nicht nur im Browser gut aussehen.
Das ist eine Annäherung. E-Mail-Programme stellen Inhalte unterschiedlich dar – Outlook besonders –, also erwarte kleine Abstandsunterschiede. Wenn du in einen Texteditor oder ein Code-Fenster einfügst, bekommst du reinen Text – das ist normal. Die Formatierung bleibt nur erhalten, wenn du sie dort einfügst, wo sie akzeptiert wird, etwa im Signaturfeld deines E-Mail-Programms.
Nichts, was du eingibst, wird auf unseren Server hochgeladen oder gespeichert – das Tool läuft ausschließlich in deinem Browser.
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So funktioniert's
- 1.Trage deine Daten ein: Name, Position, Kontaktdaten und alle Links, die du einbinden möchtest.
- 2.Die Vorschau aktualisiert sich beim Tippen und zeigt ungefähr, wie die Signatur in einer E-Mail aussehen wird.
- 3.Kopiere deine Signatur, entweder als formatiertes HTML oder als reinen Text.
- 4.Füge sie in den Signatureinstellungen deines E-Mail-Programms ein und speichere.
Warum die meisten Signatur-Vorlagen kaputtgehen, wenn ein Feld leer bleibt
Du hast wahrscheinlich schon eine Signatur bekommen, in der ein senkrechter Strich zwischen nichts und nichts schwebt, oder ein Telefonsymbol neben leerem Raum steht, oder eine Trennlinie ohne Inhalt darunter.
Das passiert, weil die meisten Vorlagen als starre Layouts gebaut sind, mit fest einprogrammierten Trennzeichen zwischen den Feldern. Lässt du die Büronummer weg, bleibt das Trennzeichen, das daneben stehen sollte, trotzdem genau dort, wo es war.
Jede Vorlage hier klappt stattdessen zusammen. Lässt du ein Feld aus, verschwindet die ganze Zeile – samt Symbol, Trennzeichen und Abstand. Ob du zwei Felder ausfüllst oder zwölf, das Ergebnis bleibt sauber.
Füge deine Signatur in dein E-Mail-Programm ein
Sobald du deine Signatur kopiert hast, hier genau, wo du sie einfügst.
Verwendest du ein Bild aus Google Drive?
Ein normaler Drive-Freigabelink zeigt auf die Drive-Vorschauseite, nicht auf das Bild selbst, daher können E-Mail-Programme ihn nicht anzeigen. Du brauchst einen direkten Link zur Datei.
Öffne das Bild in Drive, stelle die Freigabe auf "Jeder, der über den Link verfügt" und kopiere die Datei-ID aus der URL (die lange Zeichenfolge zwischen /d/ und /view). Baue den direkten Link dann so auf:
https://drive.google.com/uc?export=view&id=YOUR_FILE_IDFüge das in das Bildfeld oben ein. Wird es in der Vorschau nicht angezeigt, liegt es meist an der Freigabeberechtigung.
Was in eine E-Mail-Signatur gehört
Vier Dinge erledigen fast die ganze Arbeit:
Dein Name. Nicht deine E-Mail-Adresse, die wie ein Name aussieht, kein Spitzname. Der Name, mit dem dich jemand finden würde.
Was du machst. Eine Berufsbezeichnung, oder eine einfache Beschreibung deiner Rolle, falls dein Titel interner Jargon ist, den außerhalb der Firma niemand versteht.
Wo du arbeitest. Firmenname, und eine Abteilung nur dann, wenn dein Unternehmen groß genug ist, dass das sinnvoll eingrenzt.
Ein Weg, dich zu erreichen, der nicht E-Mail ist. Sie haben deine E-Mail-Adresse schon. Sie lesen sie gerade. Eine Telefonnummer, ein Buchungslink oder eine Website gibt ihnen eine zweite Option.
Das ist eine vollständige Signatur. Alles danach ist optional, und jede Ergänzung kostet ein wenig Aufmerksamkeit.
Ergänzenswert, falls es auf dich zutrifft:
Ein Foto, wenn du Menschen per E-Mail kennenlernst, die dir später persönlich begegnen. Ein Recruiter, ein Immobilienmakler oder ein Berater profitiert davon; ein interner Ingenieur meist nicht.
Qualifikationen, wenn sie der Grund sind, warum dir jemand vertraut: Medizin, Recht, Buchhaltung, alles Lizenzierte.
Eine Lizenz- oder Registrierungsnummer, wenn dein Beruf vorschreibt, dass du eine anzeigst. In Immobilien und Finanzdienstleistungen ist das meist der Fall.
Pronomen, wenn du sie dort haben möchtest.
Ein rechtlicher Haftungsausschluss, wenn dein Unternehmen einen vorschreibt. Niemand liest ihn, aber das ist nicht deine Entscheidung.
Weglassen:
Deine E-Mail-Adresse. Die haben sie schon. Inspirierende Zitate. "Gesendet von meinem iPhone" (das kannst du abschalten). Jede Social-Media-Plattform, der du je beigetreten bist. Ein oder zwei, die du wirklich nutzt. Eine Umweltfußzeile, die bittet, E-Mails nicht auszudrucken. Deine vollständige Postanschrift, außer dir wird tatsächlich Post geschickt.
Wie lang sollte eine E-Mail-Signatur sein?
Drei bis fünf Zeilen. Sechs, wenn du Qualifikationen oder einen vorgeschriebenen Haftungsausschluss hast.
Der Grund ist Rechnerei, nicht Geschmack. Die meiste E-Mail wird auf dem Handy gelesen, wo eine achtzeilige Signatur den Großteil des Bildschirms einnimmt, bevor überhaupt jemand deine eigentliche Nachricht erreicht. Und in einer Antwortkette wiederholt sich deine Signatur jedes einzelne Mal. Eine lange macht aus einem Drei-Nachrichten-Austausch eine Wand.
Das spricht auch dafür, bei Antworten eine kürzere Signatur zu verwenden als bei neuen E-Mails. Die meisten Programme erlauben zwei Varianten. Die erste Nachricht kann die vollständige Version tragen; die Folgenachrichten brauchen nur deinen Namen und eine Telefonnummer.
Bist du bei fünf Zeilen und alles fühlt sich unverzichtbar an, ist meist eine eigene Zeile pro Kontaktmethode der Übeltäter. Telefon und Website in einer Zeile, durch einen Trennstrich getrennt, liest sich gut und spart zwei Zeilen.
Die beste Schriftart für eine E-Mail-Signatur
Eine, die auf dem Gerät des Empfängers bereits installiert ist – in der Praxis also eine kurze Liste.
E-Mail unterstützt Web-Schriften nicht so wie Websites das tun. Gibst du eine Schriftart an, die der Empfänger nicht hat, ersetzt sein Programm sie durch etwas anderes, und deine sorgfältige Wahl wird zu dem, was zufällig deren Standard ist. Eine ungewöhnliche Schriftart anzugeben bedeutet meist, die Kontrolle darüber aufzugeben, wie deine Signatur aussieht.
Die Schriftarten, die praktisch überall korrekt dargestellt werden: Arial, Helvetica, Georgia, Times New Roman, Verdana, Tahoma und Trebuchet MS.
Arial und Helvetica sind die sichere Standardwahl. Georgia, wenn du etwas mit mehr Charakter und leicht traditionellem Charme möchtest. Verdana und Tahoma halten sich bei kleinen Größen besser, was wichtiger ist, als es klingt, wenn deine Signatur mit 12px auf einem Handy dargestellt wird.
Wofür du dich auch entscheidest, verwende durchgehend eine Schriftart. Eine Signatur mit zwei gemischten Schriftarten wirkt wie eine Design-Übung statt wie Kontaktdaten.
Zur Größe: 12 bis 14 Pixel für deine Angaben, und nicht kleiner als 10 für eine rechtliche Fußzeile. Darunter wird sie auf dem Handy nicht mehr lesbar, was den Zweck zunichtemacht, sie überhaupt einzufügen.
Welche Größe sollten Signaturfoto oder Logo haben?
Etwa 100 bis 150 Pixel an der längsten Kante, und unter 50 KB.
Signaturbilder werden klein dargestellt: Ein Porträtfoto erscheint etwa in der Höhe von zwei bis drei Textzeilen. Ein 2000 Pixel breites Bild hochzuladen macht es nicht schärfer, sondern macht jede E-Mail, die du versendest, schwerer, und manche Programme skalieren es dabei schlecht herunter.
Exportiere in doppelter Anzeigegröße für Schärfe auf hochauflösenden Bildschirmen, und mehr nicht. Ein 150px-Logo, das mit 75px angezeigt wird, hat genau den richtigen Spielraum.
Zwei Dinge, die du wissen solltest, bevor du dich überhaupt auf ein Bild verlässt. Viele Firmen-Mailserver blockieren externe Bilder standardmäßig, sodass ein Empfänger anstelle deines Logos nur einen Platzhalter sieht. Und ein Bild kann keine Information tragen, die nicht auch als Text geschrieben steht. Wenn dein Firmenname nur im Logo auftaucht, ist er für jeden unsichtbar, dessen Programm es blockiert.
Wie du Pronomen in eine E-Mail-Signatur einfügst
Direkt nach deinem Namen, oder in der Zeile darunter. Beides ist üblich, und keine der beiden Varianten wirkt unüblich.
Jordan Lee (sie/ihr) Brand Manager
Oder:
Jordan Lee sie/ihr Brand Manager
Die Kurzform (sie/ihr, er/ihm, they/them) ist Standard. Die längere Form ist nicht nötig, außer du bevorzugst sie.
Die Platzierung zählt mehr als das Format: Pronomen gehören zu deinem Namen, weil sie sich darauf beziehen. Unten neben einer Telefonnummer versteckt, wirken sie wie ein nachträglicher Einfall.
Ob du sie einbindest, ist deine Entscheidung, und manche Organisationen haben dazu eine Richtlinie in die eine oder andere Richtung. Das Feld ist da, falls du es nutzen möchtest.
Häufig gestellte Fragen
- Was ist der Unterschied zwischen "Signatur kopieren" und "HTML kopieren"?
- "Signatur kopieren" legt die formatierte Version in die Zwischenablage: Füge sie direkt in das Signaturfeld deines E-Mail-Programms ein, und sie kommt gestylt an. "HTML kopieren" gibt dir den rohen Code, den du nur brauchst, wenn dein Programm einen HTML-Editor hat oder du ihn an jemanden Technisches weitergibst.
- Ich habe sie eingefügt und die ganze Formatierung ist weg. Was ist passiert?
- Du hast sie irgendwo eingefügt, das nur reinen Text akzeptiert: einen Texteditor, ein Code-Fenster, ein Nachrichtenfeld. Das ist normal. Füge sie stattdessen in das Signaturfeld deines E-Mail-Programms ein, dann bleibt die Formatierung erhalten.
- Wird irgendetwas hochgeladen, das ich hier eingebe?
- Nein. Alles läuft in deinem Browser. Dein Name, deine Kontaktdaten und Links werden niemals an uns gesendet und niemals gespeichert.
- Und die Bild-URL-Felder? Wird dadurch mein Foto hochgeladen?
- Nein, und der Unterschied ist wichtig. Du fügst einen Link zu einem Bild ein, das bereits irgendwo im Internet liegt. Es wird nichts hochgeladen, und die URL selbst erreicht uns nie. Sie landet direkt im Signaturcode, den du kopierst. Wir sehen weder das Bild noch die Adresse.
- Warum brauche ich eine URL, statt einfach mein Foto hochzuladen?
- Weil E-Mail so funktioniert. Eine Signatur kann nur ein Bild anzeigen, das unter einer Web-Adresse liegt. Es gibt keinen Ort, an dem wir eine von dir hochgeladene Datei ablegen könnten, der zuverlässig in Gmail, Outlook und Apple Mail funktioniert. Verwende ein Bild von deiner Firmenwebsite, deiner privaten Website, oder eine Datei, die du selbst gehostet hast.
- Welche Größe sollte mein Signaturfoto haben?
- Etwa 100 bis 150 Pixel im Quadrat reicht völlig. Signaturbilder werden klein dargestellt, und eine große Datei macht jede E-Mail, die du versendest, schwerer.
- Sieht meine Signatur bei jedem gleich aus, der sie empfängt?
- Nahezu, aber nicht identisch. E-Mail-Programme stellen HTML unterschiedlich dar, Outlook besonders, weil es die Engine von Word statt eines Browsers verwendet. Diese Vorlagen sind mit diesem Wissen gebaut, aber kleine Abstandsunterschiede sind normal und nicht der Mühe wert, sie zu jagen.
- Brauche ich ein Konto?
- Nein. Es ist kostenlos, es gibt keine Anmeldung, und es gibt kein Limit, wie viele Signaturen du erstellst.
- Kann ich das für mein ganzes Team nutzen?
- Ja: erstelle eine pro Person. Zwischen den Besuchen wird nichts gespeichert, also bewahre eine Kopie des HTML auf, wenn du ein Layout wiederverwenden möchtest.