Voorbeelden en sjablonen voor e-mailhandtekeningen

Je hebt vast weleens een handtekening ontvangen met een verdwaald verticaal streepje tussen niets en niets, of een telefoonicoontje naast lege ruimte, of een scheidingslijn zonder inhoud eronder.

Dat gebeurt omdat de meeste sjablonen vaste lay-outs zijn met hardgecodeerde scheidingstekens tussen de velden. Laat je het kantoornummer weg, dan blijft het scheidingsteken dat ernaast hoorde te staan gewoon op zijn plek.

Elk sjabloon hier klapt in plaats daarvan in elkaar. Sla een veld over en de hele rij verdwijnt, inclusief icoon, scheidingsteken en ruimte eromheen. Vul twee velden in of twaalf, het resultaat is in beide gevallen netjes.

Vier dingen doen bijna al het werk:

Je naam. Niet je e-mailadres verkleed als naam, geen bijnaam. De naam waarmee iemand je zou opzoeken.

Wat je doet. Een functietitel, of een gewone omschrijving van je rol als je titel intern jargon is dat niemand buiten het bedrijf herkent.

Waar je werkt. Bedrijfsnaam, en een afdeling alleen als je organisatie groot genoeg is dat het zinvol iets afbakent.

Één manier om je te bereiken die geen e-mail is. Ze hebben je e-mailadres al. Ze lezen het immers. Een telefoonnummer, een boekingslink of een website geeft ze een tweede optie.

Dat is een complete handtekening. Alles daarna is optioneel en elke toevoeging kost een beetje aandacht.

De moeite waard om toe te voegen als het op jou van toepassing is:

Een foto, als je mensen via e-mail leert kennen die je later persoonlijk ontmoeten. Een recruiter, een makelaar of een consultant heeft er baat bij; een interne engineer meestal niet.

Kwalificaties, waar ze de reden zijn dat iemand je vertrouwt: medisch, juridisch, accountancy, alles wat een licentie vereist.

Een licentie- of registratienummer, waar je beroep voorschrijft dat je er een toont. Makelaardij en financiële dienstverlening doen dat meestal.

Voornaamwoorden, als je die erbij wilt.

Een juridische disclaimer, als je organisatie er een verplicht stelt. Niemand leest ze, maar dat is niet aan jou om te beslissen.

Laat weg:

Je e-mailadres. Dat hebben ze al. Inspirerende citaten. "Verzonden vanaf mijn iPhone" (dat kun je uitzetten). Elk sociaal platform waar je ooit lid van werd. Eén of twee die je daadwerkelijk gebruikt. Een milieuvoetnoot die mensen vraagt e-mails niet af te drukken. Je volledige postadres, tenzij mensen je echt post sturen.

Drie tot vijf regels. Zes als je kwalificaties hebt of een verplichte disclaimer.

De reden is rekenkunde, geen smaak. De meeste e-mail wordt op een telefoon gelezen, waar een handtekening van acht regels het grootste deel van het scherm inneemt voordat iemand bij je eigenlijke bericht komt. En in een antwoordketen herhaalt je handtekening zich elke keer opnieuw. Een lange verandert een uitwisseling van drie berichten in een muur tekst.

Dat is ook het argument voor een kortere handtekening bij antwoorden dan bij nieuwe e-mails. De meeste programma's laten je er twee instellen. Het eerste bericht kan de volledige versie dragen; de vervolgberichten hebben alleen je naam en een telefoonnummer nodig.

Zit je op vijf regels en voelt alles essentieel, dan is de gebruikelijke boosdoener een aparte regel per contactmethode. Telefoon en website op één regel, gescheiden door een streepje, leest prima en scheelt twee regels.

Een lettertype dat al op het apparaat van de ontvanger staat geïnstalleerd, wat in de praktijk een korte lijst betekent.

E-mail ondersteunt geen webfonts zoals websites dat doen. Geef je een lettertype op dat de ontvanger niet heeft, dan vervangt zijn programma het door iets anders, en wordt je zorgvuldige keuze gewoon wat hun standaard toevallig is. Een ongebruikelijk lettertype opgeven betekent vooral dat je de controle over hoe je handtekening eruitziet uit handen geeft.

De lettertypes die vrijwel overal goed weergeven: Arial, Helvetica, Georgia, Times New Roman, Verdana, Tahoma en Trebuchet MS.

Arial en Helvetica zijn de veilige standaardkeuzes. Georgia als je iets met meer karakter wilt en een licht traditioneel gevoel. Verdana en Tahoma houden zich beter staande op kleine formaten, wat belangrijker is dan het klinkt als je handtekening op 12px op een telefoon weergeeft.

Waarvoor je ook kiest, gebruik één lettertype door de hele handtekening heen. Een handtekening die twee lettertypes mengt, leest als een ontwerpoefening in plaats van contactgegevens.

Wat betreft grootte: 12 tot 14 pixels voor je gegevens, en niet kleiner dan 10 voor een juridische voetnoot. Daaronder wordt het onleesbaar op een telefoon, wat het hele doel van opnemen tenietdoet.

Ongeveer 100 tot 150 pixels aan de langste zijde, en onder de 50KB.

Afbeeldingen in handtekeningen worden klein weergegeven: een pasfoto verschijnt op ongeveer de hoogte van twee of drie regels tekst. Iets van 2000 pixels breed uploaden maakt het niet scherper; het maakt elke e-mail die je verstuurt zwaarder, en sommige programma's schalen het onderweg slecht terug.

Exporteer op twee keer de weergavegrootte voor scherpte op schermen met hoge resolutie, en stop daar dan. Een logo van 150px dat op 75px wordt weergegeven, is precies genoeg speling.

Twee dingen om te weten voordat je op een afbeelding vertrouwt. Veel zakelijke mailservers blokkeren externe afbeeldingen standaard, dus een ontvanger kan een lege plaatshouder zien waar je logo hoort te staan. En een afbeelding kan geen informatie dragen die niet ook in tekst staat. Als je logo de enige plek is waar je bedrijfsnaam voorkomt, is die onzichtbaar voor iedereen wiens programma hem blokkeert.

Direct na je naam, of op de regel eronder. Beide zijn gebruikelijk en geen van beide oogt vreemd.

Jordan Lee (zij/haar) Brand Manager

Of:

Jordan Lee zij/haar Brand Manager

De korte vorm (zij/haar, hij/hem, hen/hun) is de standaard. Er is geen noodzaak voor een langere constructie tenzij je dat prefereert.

Plaatsing is belangrijker dan vorm: voornaamwoorden horen bij je naam, want daar verwijzen ze naar. Weggestopt onderaan naast een telefoonnummer lezen ze als een bijgedachte.

Of je ze opneemt is aan jou, en sommige organisaties hebben er een beleid voor, in beide richtingen. Het veld staat er als je het wilt gebruiken.