Jak zmienić podpis e-mail w Outlooku
Outlook ma trzy wersje i każda chowa ustawienie podpisu gdzie indziej. Poniżej kroki dla wszystkich trzech.
To tylko przybliżenie. Programy pocztowe różnie renderują treść - zwłaszcza Outlook - więc spodziewaj się niewielkich różnic w odstępach. Jeśli wklejasz do edytora tekstu albo okna kodu, dostaniesz zwykły tekst - to normalne. Formatowanie zachowuje się tylko tam, gdzie jest obsługiwane, np. w polu podpisu programu pocztowego.
Nic, co tu wpiszesz, nie jest przesyłane na nasz serwer ani zapisywane - narzędzie działa wyłącznie w Twojej przeglądarce.
Potrzebujesz profesjonalnego zdjęcia do podpisu? Wypróbuj Fotoria
"Outlook" oznacza dziś trzy różne aplikacje z trzema różnymi menu ustawień. Jeśli nie masz pewności, której wersji używasz, sprawdź, czy Twoje okno ma menu Plik: klasyczny Outlook desktopowy je ma, nowy Outlook - nie.
Outlook w przeglądarce
- 1.Otwórz Ustawienia (ikona koła zębatego w prawym górnym rogu).
- 2.Przejdź do Konto, a następnie Podpisy.
- 3.Kliknij "+ Nowy podpis", nadaj mu nazwę i wklej podpis w polu.
- 4.Kliknij Zapisz.
Klasyczny Outlook (wersja desktopowa)
- 1.Przejdź do Plik → Opcje → Poczta → Podpisy. Z poziomu nowej wiadomości możesz też skorzystać z Wiadomość → Podpis → Podpisy…
- 2.Kliknij "Nowy" i nadaj podpisowi nazwę.
- 3.Wklej podpis w polu "Edytuj podpis".
- 4.Kliknij OK, a potem ponownie OK, aby zamknąć Opcje.
Nowy Outlook dla Windows
- 1.Przejdź do Ustawienia → Konta → Podpisy. Nowy Outlook nie ma menu Plik, co jest najszybszym sposobem, by rozpoznać, której wersji używasz.
- 2.Kliknij "Dodaj podpis" i nadaj mu nazwę.
- 3.Wklej podpis do edytora.
- 4.Podpis zapisuje się automatycznie i synchronizuje między urządzeniami, ponieważ ustawienia nowego Outlooka są przechowywane w chmurze, a nie lokalnie na urządzeniu.
Warto wiedzieć o podpisach w Outlooku
Outlook to w istocie trzy różne produkty. Nowy Outlook, klasyczny Outlook desktopowy i Outlook w przeglądarce każdy inaczej obsługuje podpisy, a instrukcje napisane dla jednego często nie pasują do drugiego. To największe źródło zamieszania w tym temacie.
Podpisy nie synchronizują się między nimi w sposób, na który można liczyć. Ustawienie podpisu na desktopie nie przenosi go do wersji przeglądarkowej, i odwrotnie. Nowsze wersje poprawiły to dzięki podpisom przechowywanym w chmurze, ale lepiej to sprawdzić, niż zakładać, że tak jest.
Dodatkowe odstępy między liniami to klasyczna skarga na Outlooka. Ponieważ Outlook renderuje treść silnikiem Worda, a nie przeglądarki, odstępy zachowują się inaczej: często zobaczysz większą przerwę między liniami niż w podglądzie. Zwykle wynika to z pustych pól, które zostawiają po sobie strukturę. Usunięcie nieużywanych pól naprawia to skuteczniej niż dodawanie ujemnych odstępów.
Firmowy Outlook może blokować Twoje obrazy. Wiele organizacji konfiguruje Outlooka tak, by domyślnie blokował obrazy zewnętrzne, więc odbiorcy w takich firmach widzą puste miejsce zamiast Twojego logo. Nic w podpisie nie może tego obejść, co jest powodem, by nie umieszczać niczego istotnego wyłącznie w obrazie.
Twoja organizacja może zarządzać podpisami centralnie. Większe firmy często narzucają standardowy podpis w ramach polityki firmowej, w takim przypadku Twoje lokalne zmiany zostają nadpisane. Jeśli Twój podpis wciąż wraca do poprzedniej wersji, to właśnie dlatego.
Najczęściej zadawane pytania
- Dlaczego mój podpis wygląda inaczej w Outlooku niż w podglądzie tutaj?
- Outlook renderuje HTML za pomocą silnika Microsoft Word, a nie przeglądarki, dlatego to właśnie ten program pocztowy najczęściej przesuwa odstępy albo inaczej obsługuje układ. Szablony tutaj są zbudowane jako tabele ze stylami wpisanymi bezpośrednio w znaczniki, bo to właśnie przetrwa w silniku Worda, ale podgląd w przeglądarce może być zawsze tylko przybliżeniem. Spodziewaj się niewielkich różnic w odstępach - to normalne.
- Mój podpis ma dodatkowe odstępy między liniami.
- To sposób, w jaki Word obsługuje linie, i to najczęstsza skarga dotycząca podpisów w Outlooku. Zwykle pojawia się tam, gdzie puste pole zostawiło po sobie przerwę. Spróbuj usunąć nieużywane pola, zamiast dodawać odstępy, by to zrekompensować.
- Mój obraz wyświetla się jako czerwony X albo puste pole.
- Albo adres URL nie jest publicznie dostępny, albo Outlook odbiorcy blokuje obrazy zewnętrzne. Wiele konfiguracji firmowych robi to domyślnie. Żadnej z tych sytuacji podpis nie naprawi, co warto wiedzieć, zanim zaczniesz polegać na logo jako nośniku Twojej marki.
- Czy mogę używać tego samego podpisu w wersji desktopowej i przeglądarkowej Outlooka?
- Tak, ale musisz skonfigurować go osobno w każdej z nich. Outlook nie synchronizuje podpisów między nimi w sposób, na który można liczyć.