Outlookでメール署名を変更する方法
Outlookには3つのバージョンがあり、それぞれ署名の設定場所が異なります。以下にすべての手順をまとめました。
これはあくまで近似表示です。メールソフトによって表示のされ方は異なり、特にOutlookでは差が出やすいため、間隔に多少の違いが生じることがあります。 テキストエディタやコードウィンドウに貼り付けるとプレーンテキストになりますが、それは通常の動作です。書式が保たれるのは、メールソフトの署名欄のように、それを受け付ける場所に貼り付けた場合だけです。
入力した内容はサーバーにアップロードされることも保存されることもありません。このツールはブラウザ内でのみ動作します。
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今日の"Outlook"は、それぞれ設定メニューが異なる3つの別のアプリを指します。自分がどれを使っているか分からない場合は、ウィンドウに[ファイル]メニューがあるかを確認してください。従来のデスクトップ版Outlookにはありますが、新しいOutlookにはありません。
Outlook on the web(Web版)
- 1.設定(右上の歯車アイコン)を開きます。
- 2.[アカウント]から[署名]に進みます。
- 3."+ 新しい署名"をクリックして名前を付け、署名をボックスに貼り付けます。
- 4.[保存]をクリックします。
従来のOutlookデスクトップ版
- 1.[ファイル]→[オプション]→[メール]→[署名]に進みます。新規メッセージの画面からは、[メッセージ]→[署名]→[署名…]からも開けます。
- 2."新規作成"をクリックし、署名に名前を付けます。
- 3."署名の編集"ボックスに署名を貼り付けます。
- 4.[OK]をクリックし、もう一度[OK]をクリックして[オプション]画面を閉じます。
新しいOutlook for Windows
- 1.[設定]→[アカウント]→[署名]に進みます。新しいOutlookには[ファイル]メニューがなく、これが使っているバージョンを見分ける一番手早い方法です。
- 2."署名の追加"をクリックし、名前を付けます。
- 3.エディタに署名を貼り付けます。
- 4.新しいOutlookの設定はデバイスごとではなくクラウドベースのため、署名は自動的に保存され、複数のデバイス間で同期されます。
Outlookの署名について知っておきたいこと
Outlookは実質3つの異なる製品です。新しいOutlook、従来のデスクトップ版Outlook、Web版のOutlookはそれぞれ署名の扱い方が異なり、あるバージョン向けの手順が別のバージョンでは通用しないこともよくあります。これが最大の混乱の原因です。
署名はバージョン間で確実には同期されません。デスクトップ版で設定してもWeb版には反映されず、その逆も同様です。新しいバージョンではクラウド保存によってこの点が改善されていますが、当然そうなっているとみなさず確認しておく価値があります。
行間が広くなりすぎるのは、Outlookの署名にまつわる定番の不満です。Outlookはブラウザではなく Wordの表示エンジンを使っているため、間隔の扱いが異なり、プレビューよりも行間が広く見えることがよくあります。たいていは空欄のままの項目が構造を残していることが原因です。余白を打ち消そうとするより、使っていない項目を削除するほうが確実に直ります。
会社のOutlookが画像をブロックしていることがあります。多くの組織はOutlookで外部画像を既定でブロックするよう設定しており、その場合、社内の受信者にはロゴの代わりにプレースホルダーが表示されます。署名側でこれを回避する方法はないため、重要な情報を画像だけに頼らせないようにしましょう。
組織によっては署名を一括管理している場合があります。大きな企業ではポリシーによって標準の署名を強制的に適用することが多く、その場合は自分で行った変更が上書きされてしまいます。設定した署名が元に戻ってしまう場合は、これが理由です。
よくある質問
- ここでのプレビューと、実際のOutlookでの見え方が違うのはなぜですか?
- Outlookはブラウザではなく Microsoft Wordの表示エンジンを使ってHTMLを描画するため、間隔やレイアウトの扱いがほかのメールソフトと最も変わりやすいクライアントです。ここにあるテンプレートは、インラインスタイル付きのテーブルとして構築されていますが、これはWordの表示エンジンでも崩れずに残る書き方だからです。ただし、ブラウザのプレビューはあくまで近似にしかなりません。多少の間隔の違いは通常起こることなので想定しておいてください。
- 行間に余分な余白ができてしまいます。
- それはWordの行間の扱いによるもので、Outlookの署名でいちばん多い不満です。たいていは空欄の項目が余白を残していることが原因です。余白を補おうとするのではなく、使っていない項目を削除してみてください。
- 画像が赤い×印や空白の四角として表示されます。
- URLが公開状態でアクセスできないか、受信者側のOutlookが外部画像をブロックしています。多くの企業設定では既定でこれが行われています。どちらも署名側で解決できる問題ではないため、ロゴにブランディングを頼りきる前に知っておく価値があります。
- デスクトップ版とWeb版のOutlookで、同じ署名を使うことはできますか?
- できますが、それぞれで個別に設定する必要があります。Outlookはバージョン間で署名を確実には同期しません。