Comment changer sa signature e-mail dans Outlook
Outlook existe en trois versions, et chacune cache le réglage de signature à un endroit différent. Les étapes pour les trois ci-dessous.
Il s'agit d'une approximation. Les messageries affichent différemment - Outlook en particulier - donc attendez-vous à de petites différences d'espacement. Si vous collez dans un éditeur de texte ou une fenêtre de code, vous obtiendrez du texte brut - c'est normal. La mise en forme ne survit que si vous collez à un endroit qui l'accepte, comme le champ de signature de votre messagerie.
Rien de ce que vous saisissez n'est envoyé à notre serveur ni enregistré - l'outil s'exécute uniquement dans votre navigateur.
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"Outlook" désigne aujourd'hui trois applications différentes, avec trois menus de paramètres différents. Si vous n'êtes pas sûr de la version que vous utilisez, vérifiez si votre fenêtre a un menu Fichier : c'est le cas de l'Outlook bureau classique, pas du nouvel Outlook.
Outlook sur le web
- 1.Ouvrez les Paramètres (l'icône en forme d'engrenage, en haut à droite).
- 2.Allez dans Compte, puis Signatures.
- 3.Cliquez sur "+ Nouvelle signature", donnez-lui un nom, et collez votre signature dans le champ.
- 4.Cliquez sur Enregistrer.
Outlook bureau classique
- 1.Allez dans Fichier → Options → Courrier → Signatures. Depuis un nouveau message, vous pouvez aussi passer par Message → Signature → Signatures…
- 2.Cliquez sur "Nouveau", et donnez un nom à votre signature.
- 3.Collez votre signature dans le champ "Modifier la signature".
- 4.Cliquez sur OK, puis à nouveau sur OK pour fermer Options.
Nouvel Outlook pour Windows
- 1.Allez dans Paramètres → Comptes → Signatures. Il n'y a pas de menu Fichier dans le nouvel Outlook, ce qui est le moyen le plus rapide de savoir quelle version vous utilisez.
- 2.Cliquez sur "Ajouter une signature" et donnez-lui un nom.
- 3.Collez votre signature dans l'éditeur.
- 4.Votre signature s'enregistre automatiquement et se synchronise entre vos appareils, car les paramètres du nouvel Outlook sont stockés dans le cloud plutôt que par appareil.
Ce qu'il faut savoir sur les signatures Outlook
Outlook, ce sont en réalité trois produits différents. Le nouvel Outlook, l'Outlook bureau classique et Outlook sur le web gèrent chacun les signatures différemment, et des instructions écrites pour l'un ne s'appliquent souvent pas à un autre. C'est de loin la plus grande source de confusion ici.
Les signatures ne se synchronisent pas de façon fiable entre eux. En configurer une sur le bureau ne l'installe pas sur la version web, et inversement. Les versions récentes ont amélioré cela avec des signatures stockées dans le cloud, mais mieux vaut vérifier que de le supposer.
Un espacement excessif entre les lignes est la plainte classique concernant Outlook. Comme Outlook affiche le contenu avec le moteur de Word plutôt qu'avec celui d'un navigateur, l'espacement se comporte différemment : vous verrez souvent plus d'écart entre les lignes que ce que montrait l'aperçu. Cela vient généralement de champs vides qui laissent une structure derrière eux. Supprimer les champs inutilisés règle le problème plus sûrement qu'ajouter un espacement négatif.
L'Outlook d'entreprise peut bloquer vos images. De nombreuses organisations configurent Outlook pour bloquer les images externes par défaut, si bien que les destinataires de ces entreprises voient un espace vide à la place de votre logo. Rien dans la signature ne peut contourner cela, ce qui est une bonne raison de ne rien mettre d'essentiel dans une image.
Votre organisation gère peut-être les signatures de façon centralisée. Les grandes entreprises imposent souvent une signature standard par politique interne, auquel cas vos modifications locales sont écrasées. Si la vôtre revient sans cesse à son état d'origine, c'est la raison.
Questions fréquentes
- Pourquoi ma signature a-t-elle un rendu différent dans Outlook par rapport à l'aperçu ici ?
- Outlook affiche le HTML avec le moteur de Microsoft Word plutôt qu'avec celui d'un navigateur, ce qui explique pourquoi c'est la messagerie la plus susceptible de modifier l'espacement ou de gérer la mise en page différemment. Les modèles ici sont construits sous forme de tableaux avec un style intégré directement dans les balises, précisément parce que c'est ce qui survit au moteur de rendu de Word, mais un aperçu dans le navigateur ne peut jamais être qu'une approximation. Attendez-vous à de petites différences d'espacement ; elles sont normales.
- Ma signature a un espace supplémentaire entre les lignes.
- C'est la gestion des lignes par Word, et c'est de loin la plainte la plus courante concernant les signatures Outlook. Cela apparaît généralement là où un champ vide a laissé un espace. Essayez de supprimer les champs inutilisés plutôt que d'ajouter de l'espacement pour compenser.
- Mon image s'affiche sous la forme d'une croix rouge ou d'un cadre vide.
- Soit l'URL n'est pas accessible publiquement, soit l'Outlook du destinataire bloque les images externes. De nombreuses configurations d'entreprise le font par défaut. Dans les deux cas, une signature ne peut rien y changer, ce qui est bon à savoir avant de compter sur un logo pour porter votre image de marque.
- Puis-je utiliser la même signature sur Outlook bureau et sur Outlook web ?
- Oui, mais vous devez la configurer séparément dans chacun. Outlook ne synchronise pas les signatures entre eux de façon fiable.