Zo wijzig je je e-mailhandtekening in Outlook

Outlook heeft drie versies en elke verstopt de handtekeninginstelling ergens anders. Stappen voor alle drie hieronder.

Gratis
Geen registratie
Veilig
Onderwerp: Korte vraag over het voorstel
Bedankt, laat het weten als je nog vragen hebt.

Dit is een benadering. E-mailprogramma's geven dingen anders weer - Outlook vooral - dus verwacht kleine verschillen in ruimte. Plak je in een teksteditor of codevenster, dan krijg je platte tekst - dat is normaal. De opmaak blijft alleen behouden als je plakt op een plek die het accepteert, zoals het handtekeningveld van je e-mailprogramma.

Niets wat je typt wordt geüpload naar onze server of opgeslagen - de tool draait alleen in je browser.

Op zoek naar een professionele foto voor je handtekening? Probeer Fotoria

"Outlook" betekent tegenwoordig drie verschillende apps met drie verschillende instellingenmenu's. Weet je niet zeker welke je hebt, kijk dan of je venster een Bestand-menu heeft: klassiek desktop-Outlook heeft die, Nieuw Outlook niet.

Outlook op internet

  1. 1.Open Instellingen (het tandwielicoon, rechtsboven).
  2. 2.Ga naar Account, dan Handtekeningen.
  3. 3.Klik op "+ Nieuwe handtekening," geef hem een naam en plak je handtekening in het vak.
  4. 4.Klik op Opslaan.

Klassiek Outlook desktop

  1. 1.Ga naar Bestand → Opties → E-mail → Handtekeningen. Vanuit een nieuw bericht kun je ook Bericht → Handtekening → Handtekeningen… gebruiken.
  2. 2.Klik op "Nieuw" en geef je handtekening een naam.
  3. 3.Plak je handtekening in het vak "Handtekening bewerken."
  4. 4.Klik op OK, en dan nogmaals op OK om Opties te sluiten.

Nieuw Outlook voor Windows

  1. 1.Ga naar Instellingen → Accounts → Handtekeningen. Er is geen Bestand-menu in Nieuw Outlook, wat de snelste manier is om te zien welke versie je hebt.
  2. 2.Klik op "Handtekening toevoegen" en geef hem een naam.
  3. 3.Plak je handtekening in de editor.
  4. 4.Je handtekening wordt automatisch opgeslagen en gesynchroniseerd tussen apparaten, omdat de instellingen van Nieuw Outlook cloudgebaseerd zijn in plaats van per apparaat.

Handig om te weten over handtekeningen in Outlook

Outlook is drie verschillende producten. Nieuw Outlook, klassiek desktop-Outlook en Outlook op internet gaan elk anders om met handtekeningen, en instructies geschreven voor de ene zijn vaak niet van toepassing op de andere. Dat is hier verreweg de grootste bron van verwarring.

Handtekeningen synchroniseren niet betrouwbaar tussen ze. Er een instellen op desktop zet hem niet op de webversie, en andersom. Nieuwere versies hebben dit verbeterd met cloudopgeslagen handtekeningen, maar het is de moeite waard om te checken in plaats van het aan te nemen.

Extra regelafstand is de klassieke Outlook-klacht. Omdat Outlook weergeeft met de engine van Word in plaats van een browser, gedraagt de ruimte zich anders: je ziet vaak meer ruimte tussen regels dan de preview liet zien. Meestal komt dat door lege velden die structuur achterlaten. Ongebruikte velden verwijderen verhelpt het betrouwbaarder dan negatieve ruimte toevoegen.

Zakelijk Outlook kan je afbeeldingen blokkeren. Veel organisaties configureren Outlook om externe afbeeldingen standaard te blokkeren, dus ontvangers binnen die bedrijven zien een plaatshouder in plaats van je logo. Niets in de handtekening kan dat overstemmen, wat een reden is om niets essentieels in een afbeelding te zetten.

Je organisatie kan handtekeningen centraal beheren. Grotere bedrijven leggen vaak via beleid een standaardhandtekening op, in welk geval je lokale wijzigingen worden overschreven. Blijft de jouwe terugveren, dan is dat waarom.

Veelgestelde vragen

Waarom ziet mijn handtekening er anders uit in Outlook dan in de preview hier?
Outlook geeft HTML weer met de engine van Microsoft Word in plaats van een browser, waardoor het het programma is dat de ruimte het vaakst verschuift of de lay-out anders behandelt. De sjablonen hier zijn gebouwd als tabellen met inline styling, juist omdat dat overleeft in de renderer van Word, maar een browserpreview kan het altijd alleen benaderen. Verwacht kleine verschillen in ruimte; die zijn normaal.
Mijn handtekening heeft extra ruimte tussen de regels.
Dat is de regelafhandeling van Word, en het is de meest voorkomende klacht over handtekeningen in Outlook. Het verschijnt meestal waar een leeg veld een gat achterliet. Probeer ongebruikte velden te verwijderen in plaats van ruimte toe te voegen om te compenseren.
Mijn afbeelding wordt getoond als een rood kruis of een lege kader.
Of de URL is niet openbaar bereikbaar, of de Outlook van de ontvanger blokkeert externe afbeeldingen. Veel zakelijke configuraties doen dat standaard. Geen van beide is iets wat een handtekening kan oplossen, wat de moeite waard is om te weten voordat je op een logo vertrouwt om je merk te dragen.
Kan ik dezelfde handtekening gebruiken op desktop en web-Outlook?
Ja, maar je moet hem in elk apart instellen. Outlook synchroniseert handtekeningen niet betrouwbaar ertussen.

Gerelateerde tools