Cómo cambiar tu firma de correo en Outlook
Outlook tiene tres versiones y cada una esconde la configuración de firma en un lugar distinto. Pasos para las tres a continuación.
Esto es una aproximación. Los clientes de correo procesan el HTML de forma distinta - sobre todo Outlook - así que espera pequeñas diferencias de espaciado. Si la pegas en un editor de texto o una ventana de código, obtendrás texto sin formato - eso es normal. El formato solo se conserva si la pegas en un lugar que lo admita, como el campo de firma de tu cliente de correo.
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"Outlook" hoy en día significa tres aplicaciones distintas con tres menús de configuración distintos. Si no estás seguro de cuál tienes, fíjate si tu ventana tiene un menú Archivo: el Outlook de escritorio clásico lo tiene, el nuevo Outlook no.
Outlook en la web
- 1.Abre la Configuración (el ícono de engranaje, arriba a la derecha).
- 2.Ve a Cuentas y luego a Firmas.
- 3.Haz clic en "+ Nueva firma," ponle un nombre y pega tu firma en el cuadro.
- 4.Haz clic en Guardar.
Outlook de escritorio clásico
- 1.Ve a Archivo → Opciones → Correo → Firmas. Desde un mensaje nuevo, también puedes usar Mensaje → Firma → Firmas…
- 2.Haz clic en "Nueva" y ponle un nombre a tu firma.
- 3.Pega tu firma en el cuadro "Editar firma."
- 4.Haz clic en Aceptar, y luego en Aceptar otra vez para cerrar Opciones.
Nuevo Outlook para Windows
- 1.Ve a Configuración → Firmas de cuentas. El nuevo Outlook no tiene menú Archivo, que es la forma más rápida de saber qué versión tienes.
- 2.Haz clic en "Agregar firma" y ponle un nombre.
- 3.Pega tu firma en el editor.
- 4.Tu firma se guarda automáticamente y se sincroniza entre dispositivos, ya que la configuración del nuevo Outlook vive en la nube en lugar de por dispositivo.
Cosas que conviene saber sobre las firmas en Outlook
Outlook son tres productos distintos. El nuevo Outlook, el Outlook de escritorio clásico y Outlook en la web manejan las firmas cada uno a su manera, y las instrucciones escritas para uno con frecuencia no aplican a otro. Esa es la mayor fuente de confusión aquí.
Las firmas no se sincronizan de forma confiable entre ellos. Configurar una en el escritorio no la pone en la versión web, y viceversa. Las versiones más nuevas mejoraron esto con firmas almacenadas en la nube, pero vale la pena comprobarlo en lugar de darlo por hecho.
El espaciado extra entre líneas es la queja clásica de Outlook. Como Outlook procesa el contenido con el motor de Word en lugar del de un navegador, el espaciado se comporta distinto: a menudo verás más separación entre líneas de la que mostraba la vista previa. Por lo general viene de campos vacíos que dejan estructura detrás. Quitar los campos que no uses lo soluciona de forma más confiable que agregar espaciado negativo.
El Outlook corporativo puede bloquear tus imágenes. Muchas organizaciones configuran Outlook para bloquear las imágenes externas por defecto, así que los destinatarios dentro de esas empresas ven un espacio en blanco en lugar de tu logo. Nada en la firma puede evitar eso, lo cual es una razón para no poner nada esencial dentro de una imagen.
Tu organización puede administrar las firmas de forma centralizada. Las empresas grandes suelen imponer una firma estándar por política, en cuyo caso tus cambios locales se sobrescriben. Si la tuya vuelve siempre a la anterior, esa es la razón.
Preguntas frecuentes
- ¿Por qué mi firma se ve distinta en Outlook que en la vista previa de aquí?
- Outlook procesa el HTML con el motor de Microsoft Word en lugar del de un navegador, por eso es el cliente con más probabilidades de alterar el espaciado o manejar el diseño de forma distinta. Las plantillas de aquí están construidas como tablas con estilos en línea justamente porque eso es lo que sobrevive al motor de Word, pero una vista previa en el navegador solo puede aproximarlo. Espera pequeñas diferencias de espaciado; son normales.
- Mi firma tiene espacio extra entre las líneas.
- Eso es el manejo de líneas de Word, y es la queja más común sobre firmas en Outlook. Suele aparecer donde un campo vacío dejó un hueco. Prueba quitando los campos que no uses en lugar de agregar espaciado para compensar.
- Mi imagen se muestra como una X roja o un cuadro vacío.
- O la URL no es accesible públicamente, o el Outlook del destinatario está bloqueando las imágenes externas. Muchas configuraciones corporativas lo hacen por defecto. Ninguna de las dos cosas es algo que una firma pueda arreglar, lo cual vale la pena saber antes de depender de un logo para transmitir tu marca.
- ¿Puedo usar la misma firma en Outlook de escritorio y en la web?
- Sí, pero tienes que configurarla en cada uno por separado. Outlook no sincroniza las firmas entre ambos de forma confiable.