E-Mail-Signatur in Outlook ändern
Outlook gibt es in drei Versionen, und jede versteckt die Signatureinstellung woanders. Schritte für alle drei unten.
Das ist eine Annäherung. E-Mail-Programme stellen Inhalte unterschiedlich dar – Outlook besonders –, also erwarte kleine Abstandsunterschiede. Wenn du in einen Texteditor oder ein Code-Fenster einfügst, bekommst du reinen Text – das ist normal. Die Formatierung bleibt nur erhalten, wenn du sie dort einfügst, wo sie akzeptiert wird, etwa im Signaturfeld deines E-Mail-Programms.
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"Outlook" bedeutet heute drei verschiedene Apps mit drei verschiedenen Einstellungsmenüs. Bist du dir nicht sicher, welche du hast, prüfe, ob dein Fenster ein Datei-Menü hat: Das klassische Desktop-Outlook hat eines, das neue Outlook nicht.
Outlook im Web
- 1.Öffne die Einstellungen (das Zahnrad-Symbol oben rechts).
- 2.Gehe zu Konto, dann zu Signaturen.
- 3.Klicke auf "+ Neue Signatur", benenne sie, und füge deine Signatur in das Feld ein.
- 4.Klicke auf Speichern.
Klassisches Outlook (Desktop)
- 1.Gehe zu Datei → Optionen → E-Mail → Signaturen. Aus einer neuen Nachricht heraus geht es auch über Nachricht → Signatur → Signaturen…
- 2.Klicke auf "Neu" und gib deiner Signatur einen Namen.
- 3.Füge deine Signatur in das Feld "Signatur bearbeiten" ein.
- 4.Klicke auf OK, dann noch einmal auf OK, um die Optionen zu schließen.
Neues Outlook für Windows
- 1.Gehe zu Einstellungen → Konten → Signaturen. Das neue Outlook hat kein Datei-Menü, das ist der schnellste Weg, um zu erkennen, welche Version du hast.
- 2.Klicke auf "Signatur hinzufügen" und gib ihr einen Namen.
- 3.Füge deine Signatur in den Editor ein.
- 4.Deine Signatur speichert sich automatisch und synchronisiert sich geräteübergreifend, da die Einstellungen des neuen Outlook cloudbasiert sind statt gerätegebunden.
Wissenswertes zu Outlook-Signaturen
Outlook sind drei verschiedene Produkte. Neues Outlook, klassisches Desktop-Outlook und Outlook im Web behandeln Signaturen jeweils unterschiedlich, und Anleitungen für eines treffen häufig nicht auf ein anderes zu. Das ist hier die mit Abstand größte Quelle für Verwirrung.
Signaturen synchronisieren sich nicht zuverlässig zwischen ihnen. Eine auf dem Desktop einzurichten, überträgt sie nicht auf die Web-Version, und umgekehrt genauso. Neuere Versionen haben das mit cloudgespeicherten Signaturen verbessert, aber es lohnt sich, nachzuprüfen statt es anzunehmen.
Zusätzlicher Zeilenabstand ist die klassische Outlook-Beschwerde. Weil Outlook mit der Engine von Word statt eines Browsers rendert, verhält sich der Abstand anders: Du siehst oft mehr Lücke zwischen den Zeilen, als die Vorschau zeigte. Meist stammt das von leeren Feldern, die Struktur hinterlassen. Ungenutzte Felder zu entfernen behebt das zuverlässiger, als negativen Abstand hinzuzufügen.
Firmen-Outlook kann deine Bilder blockieren. Viele Organisationen konfigurieren Outlook so, dass externe Bilder standardmäßig blockiert werden, sodass Empfänger in diesen Firmen einen Platzhalter statt deines Logos sehen. Nichts in der Signatur kann das überschreiben, ein Grund, nichts Wesentliches in ein Bild zu packen.
Deine Organisation verwaltet Signaturen womöglich zentral. Größere Unternehmen erzwingen oft per Richtlinie eine Standardsignatur, wodurch deine lokalen Änderungen überschrieben werden. Setzt sich deine ständig zurück, liegt es daran.
Häufig gestellte Fragen
- Warum sieht meine Signatur in Outlook anders aus als in der Vorschau hier?
- Outlook stellt HTML mit der Engine von Microsoft Word statt eines Browsers dar, weshalb es am ehesten Abstände verschiebt oder das Layout anders behandelt. Die Vorlagen hier sind als Tabellen mit Inline-Styling gebaut, gerade weil das ist, was Words Renderer übersteht, aber eine Browser-Vorschau kann das immer nur annähern. Erwarte kleine Abstandsunterschiede; sie sind normal.
- Meine Signatur hat zusätzlichen Abstand zwischen den Zeilen.
- Das ist Words Zeilenverhalten, und es ist die mit Abstand häufigste Outlook-Signatur-Beschwerde. Es tritt meist dort auf, wo ein leeres Feld eine Lücke hinterlassen hat. Entferne lieber ungenutzte Felder, statt zum Ausgleich Abstand hinzuzufügen.
- Mein Bild wird als rotes X oder als leeres Kästchen angezeigt.
- Entweder ist die URL nicht öffentlich erreichbar, oder das Outlook des Empfängers blockiert externe Bilder. Viele Firmenkonfigurationen tun das standardmäßig. Keines von beidem kann eine Signatur beheben, was gut zu wissen ist, bevor du dich darauf verlässt, dass ein Logo dein Branding trägt.
- Kann ich dieselbe Signatur in Desktop- und Web-Outlook verwenden?
- Ja, aber du musst sie in jedem einzeln einrichten. Outlook synchronisiert Signaturen zwischen ihnen nicht zuverlässig.