Come cambiare la firma email in Outlook
Outlook ha tre versioni e ognuna nasconde l'impostazione della firma in un posto diverso. I passaggi per tutte e tre qui sotto.
Questa è un'approssimazione. I client di posta interpretano l'HTML in modo diverso - Outlook in particolare - quindi aspettati piccole differenze di spaziatura. Se incolli in un editor di testo o in una finestra di codice, otterrai testo semplice - è normale. La formattazione sopravvive solo se incolli in un punto che la accetta, come il campo firma del tuo client di posta.
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"Outlook" oggi significa tre app diverse con tre menu impostazioni diversi. Se non sei sicuro di quale hai, controlla se la tua finestra ha un menu File: Outlook desktop classico ce l'ha, il nuovo Outlook no.
Outlook sul web
- 1.Apri le Impostazioni (l'icona a forma di ingranaggio, in alto a destra).
- 2.Vai su Account, poi Firme.
- 3.Fai clic su "+ Nuova firma", dalle un nome e incolla la tua firma nel campo.
- 4.Fai clic su Salva.
Outlook desktop classico
- 1.Vai su File → Opzioni → Posta → Firme. Da un nuovo messaggio, puoi anche usare Messaggio → Firma → Firme…
- 2.Fai clic su "Nuovo" e dai un nome alla tua firma.
- 3.Incolla la tua firma nel campo "Modifica firma".
- 4.Fai clic su OK, poi di nuovo su OK per chiudere Opzioni.
Nuovo Outlook per Windows
- 1.Vai su Impostazioni → Account → Firme. Nel nuovo Outlook non c'è il menu File, ed è il modo più rapido per capire quale versione hai.
- 2.Fai clic su "Aggiungi firma" e dalle un nome.
- 3.Incolla la tua firma nell'editor.
- 4.La firma si salva automaticamente e si sincronizza tra i dispositivi, dato che le impostazioni del nuovo Outlook sono basate sul cloud invece che locali per ogni dispositivo.
Cose utili da sapere sulle firme di Outlook
Outlook è tre prodotti diversi. Il nuovo Outlook, Outlook desktop classico e Outlook sul web gestiscono le firme ciascuno a modo suo, e le istruzioni scritte per uno spesso non si applicano a un altro. È la più grande fonte di confusione in questo ambito.
Le firme non si sincronizzano in modo affidabile tra le versioni. Impostarne una sul desktop non la mette sulla versione web, e viceversa. Le versioni più recenti hanno migliorato la situazione con le firme salvate nel cloud, ma vale la pena verificare piuttosto che darlo per scontato.
Lo spazio extra tra le righe è la lamentela classica su Outlook. Poiché Outlook interpreta l'HTML usando il motore di Word invece di quello di un browser, la spaziatura si comporta diversamente: spesso vedrai più spazio tra le righe di quanto mostrasse l'anteprima. Di solito deriva da campi vuoti che lasciano una struttura residua. Rimuovere i campi non usati risolve il problema in modo più affidabile che aggiungere spaziatura negativa.
Outlook aziendale potrebbe bloccare le tue immagini. Molte organizzazioni configurano Outlook per bloccare le immagini esterne per impostazione predefinita, quindi i destinatari all'interno di quelle aziende vedono un segnaposto al posto del tuo logo. Nulla nella firma può aggirare questo blocco, ed è un motivo per non mettere niente di essenziale dentro un'immagine.
La tua organizzazione potrebbe gestire le firme centralmente. Le aziende più grandi spesso impongono una firma standard tramite policy, nel qual caso le tue modifiche locali vengono sovrascritte. Se la tua continua a tornare indietro, è per questo.
Domande frequenti
- Perché la mia firma appare diversa in Outlook rispetto all'anteprima qui?
- Outlook interpreta l'HTML usando il motore di Microsoft Word invece di quello di un browser, ed è per questo che è il client più incline a spostare la spaziatura o gestire il layout in modo diverso. I modelli qui sono costruiti come tabelle con stile inline proprio perché è ciò che sopravvive al motore di Word, ma un'anteprima nel browser può solo approssimarlo. Aspettati piccole differenze di spaziatura; sono normali.
- La mia firma ha spazio extra tra le righe.
- È la gestione delle righe di Word, ed è la lamentela più comune in assoluto sulle firme di Outlook. Di solito compare dove un campo vuoto ha lasciato uno spazio. Prova a rimuovere i campi non usati invece di aggiungere spaziatura per compensare.
- La mia immagine appare come una X rossa o un riquadro vuoto.
- O l'URL non è raggiungibile pubblicamente, oppure l'Outlook del destinatario sta bloccando le immagini esterne. Molte configurazioni aziendali lo fanno per impostazione predefinita. In nessuno dei due casi una firma può risolvere il problema, il che vale la pena sapere prima di affidare al logo il compito di veicolare il tuo brand.
- Posso usare la stessa firma su Outlook desktop e web?
- Sì, ma devi impostarla separatamente in ciascuno. Outlook non sincronizza le firme tra le versioni in modo affidabile.