如何在Outlook中變更電子郵件簽名
Outlook有三個版本，每一個都把簽名設定藏在不同地方。下面提供全部三種的步驟。
這只是概略呈現。不同電子郵件用戶端的顯示效果不同——尤其是Outlook——間距上出現些微差異是正常的。 如果你貼到文字編輯器或程式碼視窗，得到的會是純文字——這是正常的。格式只有在貼到能接受格式的地方時才會保留，例如你電子郵件用戶端的簽名欄位。
你輸入的任何內容都不會上傳到我們的伺服器，也不會被儲存——這個工具只在你的瀏覽器裡執行。
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如今的"Outlook"其實是三個設定選單完全不同的應用程式。如果不確定自己用的是哪一個，可以看視窗裡有沒有"檔案"選單：傳統桌面版Outlook有，新版Outlook沒有。
網頁版Outlook
- 1.開啟設定（右上角的齒輪圖示）。
- 2.進入"帳戶"，然後點選"簽名"。
- 3.點選"+ 新簽名"，命名後把你的簽名貼到欄位裡。
- 4.點選"儲存"。
傳統桌面版Outlook
- 1.依序進入"檔案"→"選項"→"郵件"→"簽名"。在撰寫新郵件時，也可以透過"郵件"→"簽名"→"簽名…"進入。
- 2.點選"新增"，為你的簽名命名。
- 3.把你的簽名貼到"編輯簽名"欄位裡。
- 4.點選"確定"，再點一次"確定"以關閉選項視窗。
適用於Windows的新版Outlook
- 1.依序進入"設定"→"帳戶"→"簽名"。新版Outlook沒有"檔案"選單，這是分辨版本最快的方式。
- 2.點選"新增簽名"並命名。
- 3.把你的簽名貼到編輯器裡。
- 4.簽名會自動儲存，並在裝置之間同步，因為新版Outlook的設定是雲端儲存，而不是各裝置各自獨立。
關於Outlook簽名，有幾件事值得知道
Outlook其實是三個不同的產品。新版Outlook、傳統桌面版Outlook，和網頁版Outlook處理簽名的方式各不相同，針對其中一個版本寫的說明，經常不適用於另一個版本。這是這裡最常見的混淆來源。
簽名不會可靠地在三者之間同步。在桌面版設定好簽名，不代表網頁版也會有，反過來也一樣。較新的版本已經透過雲端儲存的簽名改善了這個問題，但還是值得實際確認，而不是假設它一定會同步。
行距過大是Outlook最經典的抱怨。因為Outlook是用Word的排版引擎顯示內容，而不是瀏覽器引擎，間距的表現會不一樣：你常常會看到行與行之間的間隔比預覽畫面裡更大。這通常是空白欄位留下的結構造成的。移除沒用到的欄位，比額外加上負間距更能可靠地解決問題。
企業版Outlook可能會封鎖你的圖片。許多組織預設會設定Outlook封鎖外部圖片，因此這些公司內部的收件人看到的會是一個佔位圖示，而不是你的標誌。簽名本身沒有任何方法可以覆蓋這個設定，這也是為什麼不該把任何重要資訊只放在圖片裡。
你的組織可能會集中管理簽名。規模較大的公司經常會用政策強制推送標準簽名，這種情況下你自己做的更動會被覆蓋掉。如果你的簽名一直被還原，原因就在這裡。
常見問題
- 為什麼我的簽名在Outlook裡看起來和這裡的預覽不一樣？
- Outlook是用Microsoft Word的排版引擎來顯示HTML，而不是瀏覽器引擎，這就是為什麼它是最容易出現間距偏移或版面差異的用戶端。這裡的範本特別採用表格搭配行內樣式來設計，因為這樣的寫法在Word的渲染引擎裡才撐得住，但瀏覽器裡的預覽終究只能是概略呈現。間距上會有些微差異，這是正常的。
- 我的簽名行與行之間多了額外間距。
- 那是Word的行距處理方式，也是Outlook簽名裡最常見的抱怨。通常出現在空白欄位留下間隙的地方。試著移除沒用到的欄位，而不是額外加上間距去抵銷它。
- 我的圖片顯示成紅色叉叉或空白方塊。
- 不是網址無法公開存取，就是收件人的Outlook封鎖了外部圖片。許多企業預設就是這樣設定的。兩種情況都不是簽名本身能解決的，這點在你打算靠標誌傳達品牌形象之前，值得先知道。
- 桌面版和網頁版Outlook可以用同一份簽名嗎？
- 可以，但你得在每個版本裡分別設定一次。Outlook不會在兩者之間可靠地同步簽名。